Čísla, která v gasu vidíte v tabulce nebo v grafu, si můžete stáhnout do souboru a dál s nimi pracovat v Excelu nebo v Google Tabulkách. Hodí se to, když potřebujete data poslat kolegovi nebo klientovi, dopočítat si vlastní vzorec, nebo si stav k dnešnímu dni uložit stranou. Export je součástí každé tabulky v aplikaci a nemusíte o něj nikoho žádat.
Než začnete
Do souboru se propíše přesně to, co má tabulka nastavené v okamžiku exportu: zvolené období, zapnuté filtry, řazení řádků i to, které sloupce jsou vidět. Připravte si proto tabulku do podoby, jakou chcete mít v souboru, a teprve pak spusťte export.
Export ovládáte na počítači. Na telefonu a na tabletu se tlačítka pro export nezobrazují, protože se tam tabulky přepínají do zjednodušeného zobrazení karet, které slouží hlavně k prohlížení. Když potřebujete data stáhnout, otevřete si gas na počítači a mějte okno prohlížeče roztažené.
Žádné zvláštní oprávnění ani vyšší tarif potřeba není. Kdo tabulku v aplikaci vidí, ten si ji může stáhnout.
Který formát zvolit
U tabulek máte na výběr ze dvou formátů a rozdíl mezi nimi je podstatný.
CSV je prostý textový soubor. Hodnoty jednoho řádku jsou v něm oddělené čárkou a soubor neobsahuje žádné formátování, barvy ani vzorce. Jeho výhodou je, že ho otevře skoro každý program. Používá se hlavně tehdy, když data nahráváte do jiného systému.
Excel je plnohodnotný sešit s příponou .xlsx. Čísla v něm zůstanou čísly, takže z nich rovnou spočítáte součet nebo průměr, a soubor se otevře poklepáním bez dalšího nastavování.
Když chcete soubor jen otevřít, prohlédnout si ho nebo v něm počítat, volte Excel. CSV volte tehdy, když si o něj výslovně řekne jiný program, do kterého data nahráváte.
Postup
- Otevřete stránku s tabulkou, kterou chcete stáhnout, například Kampaně nebo Cíle.
- Nastavte období a případné filtry v tabulce tak, aby zobrazovala data, která potřebujete.
- Klikněte na záhlaví sloupce, podle kterého chcete data seřadit. Ve stejném pořadí budou řádky i v souboru.
- Tlačítkem Sloupce nad tabulkou zapněte nebo vypněte sloupce, pokud chcete v souboru přesně určitou sadu.
- V pravé části lišty nad tabulkou najdete trojici tlačítek s ikonami. Když na ně najedete myší, ukáže se popisek Exportovat CSV, Exportovat Excel a Tisk.
- Klikněte na Exportovat CSV, nebo na Exportovat Excel podle formátu, který chcete.
- Otevře se okno se dvěma zaškrtávacími políčky, Všechny řádky a Všechny sloupce. Obě jsou ve výchozím stavu prázdná, jejich význam je popsaný níže.
- Klikněte na tlačítko Exportovat. Okno se zavře a prohlížeč soubor stáhne.
Obě políčka v okně rozhodují o rozsahu souboru:
Všechny řádky. Nezaškrtnuté políčko znamená, že se do souboru dostane jen ta část tabulky, kterou máte právě načtenou, tedy zpravidla stránka, na kterou se díváte. Zaškrtnuté políčko znamená, že si gas načte i všechny další stránky a vloží je do souboru. Toto políčko nijak neruší filtry ani zvolené období, pouze stránkování tabulky. Rozsáhlá tabulka se takto načítá delší dobu, na což upozorňuje i text přímo v okně.
Všechny sloupce. Nezaškrtnuté políčko znamená, že se exportují jen sloupce, které máte v tabulce právě zapnuté. Zaškrtnuté políčko přidá do souboru úplně všechny sloupce dané tabulky včetně těch, které jste si skryli.
Co se stane potom
Prohlížeč soubor uloží mezi stažené soubory, tedy obvykle do složky Stažené soubory (na anglickém systému Downloads), a nabídne ho ve svém pruhu stahování. Poklepáním na něj se soubor otevře v programu, který máte pro tabulky ve svém počítači nastavený.
Název souboru odpovídá tabulce, ze které jste exportovali. Ze stránky Kampaně se stáhne campaigns-list.csv, respektive campaigns-list.xlsx, ze stránky Cíle goals-list.csv, respektive goals-list.xlsx. Název neobsahuje zvolené období ani název zákaznického účtu, takže při opakovaném stažení téže tabulky prohlížeč jen přidá pořadové číslo.
Soubor si hned po stažení přejmenujte tak, aby z názvu bylo poznat období a zákaznický účet, například kampane-cerven-2026.xlsx. Za měsíc už z původního názvu nepoznáte, čeho se čísla týkají.
V souboru samotném počítejte s tímto:
- V prvním řádku jsou názvy sloupců přesně tak, jak je vidíte v záhlaví tabulky.
- Řádky následují ve stejném pořadí, v jakém byla tabulka seřazená.
- Souhrnný řádek Shrnutí, který je v tabulce ukotvený úplně dole a nese součty, se do souboru nepřenáší. Součty si v Excelu spočítejte sami.
- Sloupec s ikonami akcí (tužka pro úpravu, koš pro smazání) se do souboru sice dostane, ale zůstane prázdný a bez názvu. Ikony nemají žádnou hodnotu, kterou by šlo do souboru zapsat.
- Hodnoty jsou v souboru v surové podobě, tedy bez úprav, které gas dělá kvůli čitelnosti na obrazovce. Chybí oddělovač tisíců, značka měny i znak procenta a datum může být zapsané jinak než v tabulce. Je to záměr: s neupraveným číslem se dá dál počítat, s textem „12 345 Kč“ nikoli.
Export dat z grafu
Export není jen v tabulkách. Nad každým grafem je tlačítko Exportovat s ikonou šipky směřující dolů. Po kliknutí se rozbalí nabídka se šesti položkami: PNG obrázek, JPG obrázek, PDF soubor, SVG křivky, CSV soubor a XLS soubor.
První čtyři položky uloží graf jako obrázek nebo jako PDF, tedy jako obrázek k vložení do prezentace. Poslední dvě položky, CSV soubor a XLS soubor, uloží čísla, ze kterých je graf sestavený: jeden řádek na každé datum a jeden sloupec na každou čáru v grafu.
Soubory s daty grafu se řídí jazykovým nastavením Vašeho prohlížeče, takže v českém prostředí používají středník jako oddělovač a desetinnou čárku. V českém Excelu se proto obvykle otevřou správně. Název souboru ale nepřebírá název grafu, je obecný, proto si soubor po stažení přejmenujte.
Když potřebujete papírovou podobu nebo PDF celé stránky včetně grafů, použijte místo exportu tisk. Řeší ho samostatný návod o tisku stránky a uložení do PDF.
Časté potíže
V exportu chybí sloupce, které v tabulce vidím
V základním nastavení se exportují jen sloupce, které jsou v tabulce právě zapnuté, a tabulka na užším monitoru některé sloupce sama skrývá. V okně exportu zaškrtněte Všechny sloupce, tím se do souboru dostane celá tabulka včetně skrytých sloupců. Případně nejdřív zapněte konkrétní sloupce tlačítkem Sloupce nad tabulkou a export spusťte až potom.
V exportu chybí řádky, které v tabulce vidím
Bez zaškrtnutého políčka Všechny řádky se stáhne jen ta část tabulky, kterou máte právě načtenou, tedy typicky jedna stránka. Spusťte export znovu a políčko Všechny řádky zaškrtněte. U velmi rozsáhlých tabulek počkejte, až se tabulka dopočítá a přestane blikat načítání, a teprve pak export potvrďte.
Export je prázdný nebo v něm je jen záhlaví
Tabulka v okamžiku exportu neobsahovala žádná data. Nejčastěji za to může filtr, který nic nenajde, nebo příliš krátké či příliš staré zvolené období. Zavřete okno exportu, tlačítkem Vymazat filtry nad tabulkou zrušte filtry, zkontrolujte zvolené období a podívejte se, jestli tabulka na obrazovce nějaké řádky ukazuje. Když je prázdná i tam, není co exportovat.
Po otevření v Excelu je celý řádek v jednom sloupci
Soubor CSV z tabulky odděluje hodnoty čárkou, zatímco Excel v českém nastavení očekává středník. Nejrychlejší řešení je nestahovat CSV, ale kliknout na Exportovat Excel, protože sešit .xlsx se otevře správně vždy. Když potřebujete zůstat u CSV, nechte ho načíst přes funkci Excelu pro import textového souboru a jako oddělovač zvolte čárku. Google Tabulky si oddělovač zpravidla poznají samy.
Čísla se v Excelu tváří jako text nebo se změní na datum
V souboru CSV jsou desetinná místa oddělená tečkou, což české nastavení Excelu za číslo nepovažuje a někdy hodnotu překlopí na datum. Použijte místo CSV export do Excelu, tam jsou čísla uložená jako čísla a rovnou se s nimi dá počítat.
V textu jsou místo háčků a čárek podivné znaky
Soubory z gasu jsou v kódování UTF-8 a mají v sobě značku, podle které je Excel rozpozná, takže v něm by diakritika měla být v pořádku. Když soubor otevíráte ve starším nebo jednodušším programu, nastavte při načítání kódování UTF-8. Pokud si nevíte rady, stáhněte si raději verzi pro Excel, ta tímto problémem netrpí.
V souboru chybí souhrnný řádek se součty
Řádek Shrnutí, který je v tabulce ukotvený úplně dole, se do exportu nepřenáší. Součty si v tabulkovém procesoru spočítejte znovu, například funkcí SUMA nad daným sloupcem.
V souboru je prázdný sloupec bez názvu
To je sloupec, ve kterém tabulka na obrazovce zobrazuje ikony akcí, tedy tužku pro úpravu a koš pro smazání. Tlačítka nemají žádnou hodnotu, kterou by šlo do souboru zapsat, proto zůstane sloupec prázdný. Můžete ho v Excelu bez obav smazat.
Hodnoty v souboru vypadají jinak než v tabulce
Je to tak správně. Do souboru se ukládají neupravená čísla, tedy bez oddělovače tisíců, bez značky měny a bez znaku procenta, a data mohou být zapsaná v jiném tvaru. Kdyby se exportovala podoba z obrazovky, byly by to texty a nešlo by s nimi počítat. Formátování si v Excelu nastavte podle svého.
Stažení všech řádků trvá dlouho a stránka se mezitím nehýbe
Políčko Všechny řádky donutí aplikaci načíst všechny stránky tabulky, což u rozsáhlých dat trvá desítky sekund. Nechte okno prohlížeče otevřené a počkejte, dokud se soubor nestáhne. Když to trvá neúnosně dlouho, zkraťte zvolené období, zúžte výběr filtrem, nebo tabulku stáhněte po částech.
Tlačítka pro export vůbec nevidím
Tlačítka se skrývají na užších obrazovkách. Na telefonu a na tabletu se export nenabízí vůbec, na počítači se malé okno prohlížeče chová stejně. Roztáhněte okno na celou šířku obrazovky, případně přejděte k počítači s větším monitorem.
Nepoznám, ze kterého období a účtu stažená data jsou
Název souboru nese jen označení tabulky, období ani zákaznický účet v něm nejsou. Přejmenujte si soubor hned po stažení, dokud víte, co jste stahovali, a doplňte do názvu měsíc a klienta.
Potřebuji data pravidelně a nechci je stahovat ručně
Export z tabulky je vždy ruční, sám od sebe se neopakuje. Pravidelné automatické zpracování řeší modul Reporty, který umí podle plánu vytvořit report a doručit ho, výstupem je ale PDF, ne tabulka k dalšímu počítání. Když potřebujete pravidelně dostávat právě tabulková data, napište nám na [email protected] a domluvíme se na řešení.