Plánované generování znamená, že gas vytvoří PDF report sám: vždy po skončení zvoleného období, ve stejný den a ve stejnou hodinu, a rozešle ho e-mailem lidem, které určíte. Hodí se všude tam, kde report posíláte klientovi nebo vedení pravidelně a chcete dopředu vědět, kdy ho budete mít připravený.
Než začnete
- Reporty musí být součástí tarifu Vašeho zákaznického účtu. Poznáte to podle toho, že v levém menu vidíte položku Reporty.
- Report smí zakládat a měnit role Správce a Uživatel. Role Nahlížeč si hotový report jen otevře a stáhne.
- Seznam příjemců umí načíst pouze Správce. V roli Uživatel se u automatického reportu příjemci nenačtou a nastavení nepůjde uložit, proto plánování obvykle nastavuje správce zákaznického účtu.
- Profily a reklamní účty, ze kterých má report čerpat, musí být napojené v Nastavení → Zákaznický účet → Propojené účty.
- Z čeho se report skládá, popisují články Vytvoření reportu krok za krokem a Sekce reportu a jejich obsah.
Postup
- V levém menu otevřete Reporty.
- Vpravo nahoře klikněte na Nové nastavení. Pokud chcete plán zapnout u reportu, který už máte, klikněte u něj na ikonu tužky.
- Vyplňte Název reportu. Pod tímto názvem uvidíte report v seznamu i v předmětu e-mailu.
- V poli Typ generování vyberte Automaticky.
- V poli Četnost generování vyberte Týdně, Měsíčně, Kvartálně nebo Ročně.
- Pokud chcete mít první report hned a nečekat na konec probíhajícího období, zaškrtněte Zahrnout předchozí období.
- V kartě Doručení e-mailem vyberte u pole Příjemci buď Všichni uživatelé zákaznického účtu, nebo Konkrétní uživatelé, a pak konkrétní Uživatelské účty.
- Níže sestavte obsah reportu: sekce, titulní stránku a layout.
- Dole klikněte na Uložit nastavení.
Kdy přesně report vznikne
Report se počítá vždy za uzavřené kalendářní období a spouští se třetí den po jeho konci v 9:00 ráno. Tři dny odstupu tam jsou schválně: sociální sítě a reklamní systémy dopočítávají čísla za poslední dny se zpožděním, takže report vytvořený dřív by ukazoval nižší hodnoty, než jaké nakonec platí. Stejné pravidlo připomíná i věta pod nastavením: „Report se vždy vygeneruje po 9h třetí den po skončení období.“
| Četnost | Období, které report pokrývá | Kdy se vygeneruje |
|---|---|---|
| Týdně | pondělí až neděle | ve středu po skončení týdne v 9:00 |
| Měsíčně | celý kalendářní měsíc | 3. dne následujícího měsíce v 9:00 |
| Kvartálně | leden až březen, duben až červen, červenec až září, říjen až prosinec | 3. dubna, 3. července, 3. října a 3. ledna v 9:00 |
| Ročně | 1. ledna až 31. prosince | 3. ledna v 9:00 |
Časy jsou v českém čase. Aby se všechny reporty nespustily v jednu vteřinu, gas je rozprostírá do půlhodinového okna, takže běhy startují mezi 9:00 a 9:30.
Datum nejbližšího spuštění vidíte u každého automatického reportu v seznamu Reporty jako údaj Příští spuštění.
Zaškrtnutí Zahrnout předchozí období znamená, že gas krátce po uložení vygeneruje ještě jeden report navíc, a to za poslední období, u kterého už termín generování minul. Tento report se počítá do ročního limitu reportů stejně jako každý jiný.
Co se stane potom
Průběh sledujete v seznamu Reporty. U každého reportu je barevný štítek se stavem:
- Čeká na spuštění: nastavení je uložené a čeká se na termín generování.
- Generuje se: běh je ve frontě nebo se právě zpracovává. Seznam se během generování sám obnovuje, nemusíte stránku načítat ručně.
- Ke stažení: alespoň jedno období je hotové a PDF je připravené.
- Chyba: pokusy o vygenerování selhaly a report zatím nemá žádné hotové PDF.
Štítek popisuje report jako celek, ne jednotlivý běh. Jakmile existuje aspoň jedno hotové PDF, zůstává štítek na Ke stažení, i kdyby některé pozdější období nevyšlo.
Pod kartou automatického reportu je seznam Období. Každé vygenerované období má vlastní řádek a vedle něj tlačítko ke stažení PDF. Tlačítko se šipkou dolů v pravé části karty stáhne poslední hotový report.
Příjemci navíc dostanou:
- e-mail s předmětem „Report připraven: název reportu“ a tlačítkem Stáhnout PDF,
- upozornění přímo v aplikaci, tedy na zvonečku v hlavičce.
Samotné generování trvá obvykle jednotky minut. Podle provozních dat skončí většina běhů do pěti minut a prakticky všechny do hodiny. Rozsáhlý report s mnoha profily a s náhledy příspěvků trvá déle než krátký přehled.
Když se běh nepovede
Plánovaný běh se opakuje sám, až šestkrát, s postupně delší pauzou: 15 minut, 30 minut, hodina, dvě hodiny, čtyři hodiny. Krátký výpadek tedy report přežije a obvykle se dokončí ještě týž den, jen o pár hodin později. E-mail odchází až po úspěšném dokončení, takže Vám nikdy nepřijde nedodělaný report.
Když selže i poslední pokus, zůstane období bez PDF a e-mail nedorazí. Automatický běh nejde spustit znovu z aplikace, opakované spuštění umí jen podpora. Když report za dané období potřebujete hned, vytvořte si jednorázový report za stejné období, postup je v posledním odstavci sekce Časté potíže.
Jakmile se některý pozdější běh povede, gas záznamy o dřívějších neúspěšných pokusech téhož reportu smaže a štítek Chyba zmizí.
Změna a vypnutí plánu
- V seznamu Reporty klikněte u automatického reportu na ikonu tužky.
- Změňte, co potřebujete: četnost, příjemce, sekce, titulní stránku nebo layout.
- Klikněte na Uložit nastavení.
Změna platí pro další generování. Běh vždy použije nastavení platné v okamžik, kdy se spustí, takže úprava provedená kdykoli před termínem generování se do nejbližšího reportu promítne celá. Zpětně se nic nepřepočítává: dříve vygenerovaná PDF zůstávají ke stažení v původní podobě.
Plánování vypnete tím, že v poli Typ generování přepnete report na Jednorázově, vyberete období a uložíte. Další automatické běhy už nevzniknou. Počítejte se dvěma důsledky: uložení jednorázového reportu rovnou spustí jedno generování za zvolené období a jednorázový report už nemá v seznamu ikonu tužky, takže plán byste zapínali až v jeho kopii (ikona kopie na kartě reportu).
Druhá možnost je report smazat ikonou koše, což smí jen Správce. Smazáním zmizí i všechna vygenerovaná PDF a celá historie a spotřebované reporty se do ročního limitu nevrací.
Časté potíže
Report v obvyklý den nedorazil
Otevřete seznam Reporty a podívejte se, jestli u reportu přibyl řádek s daným obdobím. Když tam je, generování proběhlo a problém je v doručení: zkontrolujte složku s nevyžádanou poštou a nastavení odběru (viz níže). Když řádek chybí, běh se nedokončil, více v sekci Když se běh nepovede.
Štítek Generuje se svítí několik hodin
Běh čeká ve frontě nebo se po chybě opakuje s odstupem, který se s každým pokusem prodlužuje až na čtyři hodiny. Nechte report doběhnout, obvykle se dokončí týž den. Pokud stav trvá i další den, ozvěte se podpoře.
V reportu chybí celá sekce
Profil nebo reklamní účet, ze kterého sekce čerpá, nemá aktivní napojení: byl odpojen od zákaznického účtu, je určený ke smazání, nebo vypršelo přihlášení k platformě. gas takovou sekci vynechá, aby zbytek reportu dorazil včas, a na poslední stranu PDF přidá přehled Vynechané profily s názvem profilu, sítí a důvodem. Zároveň přijde upozornění „Report ... vynechal odpojený profil“. Napravíte to obnovením napojení v Nastavení → Zákaznický účet → Propojené účty.
Po obnovení napojení chci report kompletní
Nemusíte dělat nic. Jakmile je profil znovu napojený, gas report za dotčené období sám vygeneruje znovu, tentokrát celý, a nespotřebuje kvůli tomu další report z ročního limitu. Příjemci dostanou upozornění „Report ... byl doplněn a znovu vygenerován“. U profilů Facebooku a Instagramu se čeká, až se dopočítá historie, takže doplnění může přijít s odstupem.
Report nedorazil vůbec a profily jsou odpojené
Když by po vynechání odpojených profilů nezbyla v reportu žádná obsahová sekce, gas prázdné PDF nevytvoří a běh skončí chybou. Napravte napojení profilů a report se vygeneruje v dalším termínu.
Sekce v reportu je, ale nejsou v ní žádná čísla
Profil je napojený správně, ale za dané období nemá co ukázat: nic se nepublikovalo, kampaň neběžela, web neměl návštěvy. Ověřte si stejné období přímo v aplikaci. Když jsou data i tam prázdná, report je v pořádku a jen věrně ukazuje, že se v daném období nic nedělo.
Vyčerpaný roční limit reportů
Každý dokončený report se počítá do limitu za posledních 365 dní. Kolik Vám zbývá, vidíte v Nastavení → Zákaznický účet → Předplatné v části Limity a využití. V nastavení reportu se navíc objeví pruh s hláškou o vyčerpaném ročním limitu. Když je limit vyčerpaný, plánovaný běh se nevygeneruje. Při volbě četnosti proto počítejte, kolik reportů za rok spotřebujete: roční report jeden, kvartální čtyři, měsíční dvanáct a týdenní dvaapadesát. Řešením je vyšší tarif nebo delší perioda.
Najednou přišlo víc reportů za starší období
Když nějaké uzavřené období zůstalo bez reportu, například byl plán chvíli vypnutý nebo jste změnili četnost na kratší, gas chybějící období dopočítá zpětně a rozešle je. Každé z nich se počítá do ročního limitu, takže po změně četnosti se vyplatí limit zkontrolovat.
Změnil jsem nastavení uprostřed období
To nevadí. Nejbližší běh použije nastavení platné v okamžik generování, tedy včetně Vaší změny, i když jste ji udělal uprostřed období. Starší reporty se nepřepočítávají a zůstávají tak, jak vznikly.
Automatický report nejde uložit, hlásí chybějící příjemce
Hláška „Plánovaný report vyžaduje alespoň jeden uživatelský účet zákazníka s e-mailovou adresou.“ znamená jednu ze dvou věcí: buď v zákaznickém účtu není nikdo s vyplněnou e-mailovou adresou, nebo report zakládáte v roli Uživatel a seznam příjemců se Vám nenačte, protože ho vidí jen Správce. V druhém případě požádejte o nastavení reportu správce zákaznického účtu.
Report chodí kolegovi, ale mně ne
Zkontrolujte tři místa: jestli jste mezi příjemci reportu (pole Příjemci v nastavení reportu), jestli nemáte odhlášený odběr v Nastavení → Uživatelský profil → Odběr reportů, a jestli máte zapnuté e-maily skupiny Reporty v nastavení notifikací. Upozornění v aplikaci chodí i tehdy, když máte e-maily vypnuté.
Potřebuji report za období, které se nevygenerovalo
Vytvořte jednorázový report: u existujícího reportu klikněte na ikonu kopie, v kopii nastavte Typ generování na Jednorázově a vyberte období. Uložením se generování rovnou spustí. Zvolené období musí skončit nejméně tři dny před dneškem, jinak se objeví hláška „Zvolené období musí skončit nejméně 3 dny před generováním, aby byla k dispozici kompletní data.“ Jednorázový běh se také počítá do ročního limitu.