Uživatelé a role v zákaznickém účtu

Do jednoho zákaznického účtu v gas má obvykle přístup víc lidí. Někdo data jen čte, někdo zakládá kampaně a reporty, někdo se stará o nastavení a fakturační údaje. Co kdo smí, určuje jeho role. Členy týmu i jejich role najdete v Nastavení → Zákaznický účet → Uživatelé.

Než začnete

Celou sekci Zákaznický účet vidí pouze člen týmu s rolí Správce. Pokud máte jinou roli, gas místo nastavení zobrazí červené upozornění „Nemáte dostatečná oprávnění k úpravě zákaznického účtu.“ O pozvání kolegy nebo o změnu role v takovém případě požádejte správce svého zákaznického účtu.

Počet členů týmu je omezený předplaceným tarifem. Nad seznamem se proto zobrazuje pruh s aktuálním čerpáním, například „Zbývá vám poslední uživatelský účet z celkových 4.“ Do limitu se počítá i odeslaná pozvánka, která ještě nebyla přijatá.

Správu týmu provádějte na počítači nebo na tabletu. Na telefonu se seznam členů zobrazuje jako karty pouze ke čtení, tlačítko pro pozvání ani ikony akcí na něm nejsou.

Role platí vždy jen pro jeden zákaznický účet. Stejný člověk může být v jednom zákaznickém účtu Správce a v jiném Nahlížeč. Vždy si proto v přepínači v horní liště ověřte, že máte vybraný ten zákaznický účet, jehož tým chcete upravovat.

Tři role a co která smí

gas rozlišuje tři role. Vyberte tu nejnižší, která kolegovi na jeho práci stačí.

Nahlížeč

Role pouze pro čtení. Hodí se pro klienta, pro vedení firmy nebo pro externího spolupracovníka, který má jen sledovat výsledky.

Smí:

prohlížet přehled, data sociálních sítí, reklamních účtů a webové analytiky,
prohlížet kampaně, cíle, vlastní měření, mediální monitoring a data cestovního ruchu,
prohlížet a stahovat již vytvořené reporty,
pracovat s grafy a tabulkami, exportovat a tisknout, měnit si vlastní uživatelský profil.

Nesmí:

zakládat, upravovat ani mazat kampaně, cíle, vlastní měření, monitoring ani reporty,
spouštět generování reportu,
napojovat profily sociálních sítí a reklamní účty na zákaznický účet,
otevřít Nastavení → Zákaznický účet.

Uživatel

Pracovní role pro člověka, který v gasu každý den něco vytváří. Obsahuje všechno, co smí Nahlížeč, a navíc:

zakládá, upravuje a maže kampaně, cíle, vlastní měření a mediální monitoring,
zakládá, upravuje a maže reporty a spouští jejich generování,
zakládá a upravuje stránky v Analýze stránek,
napojuje profily sociálních sítí a reklamní účty na zákaznický účet,
přidává hodnocení subjektů v modulu cestovního ruchu.

Nesmí:

odpojit napojený profil nebo reklamní účet od zákaznického účtu,
smazat stránku v Analýze stránek ani hodnocení subjektu,
otevřít Nastavení → Zákaznický účet, takže nespravuje tým, fakturační údaje, předplatné ani logo pro tisk.

Správce

Nejvyšší role. Obsahuje všechno, co smí Uživatel, a navíc celou sekci Nastavení → Zákaznický účet:

zve nové členy týmu, mění jim role a odpojuje je,
upravuje název, zkratku a firemní i fakturační údaje zákaznického účtu,
vidí předplatné, tarif a čerpání limitů,
určuje výchozí profil a pořadí v seznamu propojených účtů a smí profil odpojit,
nahrává logo pro záhlaví a zápatí reportů,
u zákaznických účtů s modulem cestovního ruchu nastavuje destinaci.

Roli Správce dávejte jen lidem, kteří opravdu spravují nastavení, ideálně dvěma. Jeden správce znamená riziko, že při jeho dovolené nebo odchodu nemá kdo tým a propojení spravovat.

Část těchto možností navíc závisí na tarifu zákaznického účtu. Když kolega má roli Uživatel a přesto nemůže založit report, není to rolí, ale tím, že reporty nejsou ve vašem tarifu.

Pozvání nového člena týmu

Nového kolegu nepřidáváte ručně, pošlete mu pozvánku na e-mail. Odkaz v ní si otevře sám a tím se do zákaznického účtu připojí.

V horní liště zkontrolujte, že máte přepnutý ten zákaznický účet, do kterého chcete kolegu pozvat.
Otevřete Nastavení → Zákaznický účet → Uživatelé.
Nad tabulkou klikněte na tlačítko Pozvat uživatele.
Otevře se okno Přizvat uživatele. Do pole E-mailová adresa napište adresu kolegy. gas během psaní ověří, jestli takový člověk v tomto zákaznickém účtu už není.
Pod polem vyberte jednu ze tří rolí: Nahlížeč, Uživatel, nebo Správce. Pod výběrem je přehledová tabulka oprávnění.
Klikněte na Odeslat pozvánku.

Co se stane potom

Okno se zavře a v tabulce přibude nový řádek. Místo jména je v něm napsáno Pozvánka, dále je vidět e-mailová adresa, zvolená role a ve sloupci Pozvánka odeslána datum a čas odeslání. Odesílatele pozvánky si můžete zobrazit přidáním sloupce Odesílatel pozvánky přes nabídku sloupců tabulky.

Kolegovi dorazí e-mail s předmětem Pozvánka k nahlížení do statistik. Podoba záleží na tom, jestli už uživatelský účet v gasu má:

Ještě žádný účet nemá: v e-mailu je tlačítko Dokončit registraci. Po jeho otevření projde krátkým průvodcem, ve kterém si nastaví jméno a heslo.
Účet už má: v e-mailu je tlačítko Chci se připojit. Kliknutím se zákaznický účet přidá k jeho stávajícímu přihlášení a najde ho v přepínači zákaznických účtů v horní liště.

Odkaz z pozvánky platí 7 dní a funguje pouze pro tu e-mailovou adresu, na kterou byl poslaný.

Jakmile kolega pozvánku přijme, řádek v tabulce se změní: místo slova Pozvánka se objeví jeho celé jméno a datum ve sloupci Pozvánka odeslána zmizí. Seznam se načte znovu při obnovení stránky nebo po kliknutí na tlačítko obnovení v záhlaví.

Znovu odeslání a zrušení pozvánky

U každého řádku s čekající pozvánkou jsou vpravo ve sloupci Akce dvě ikony.

Znovu odeslat pozvánku (kroužková šipka) pošle e-mail znovu. Použijte ji, když kolega e-mail nenašel nebo když už uplynula sedmidenní platnost odkazu. Pokud platnost vypršela, gas vytvoří nový odkaz s novou sedmidenní platností a starý odkaz přestane fungovat. Poslat pozvánku znovu lze nejvýše jednou za hodinu. Dřívější pokus skončí žlutým upozorněním „Pozvánku lze poslat pouze jednou za hodinu.“
Zrušit pozvánku (koš) pozvánku odstraní. gas se nejdřív zeptá v okně Zrušit pozvánku textem „Jste si jisti, že chcete zrušit pozvánku pro e-mail …?“. Potvrdíte tlačítkem Potvrdit zrušení, ustoupíte tlačítkem Zrušit. Odkaz z e-mailu pak přestane fungovat a místo v tarifním limitu se uvolní.

Změna role člena týmu

Role se mění přímo v tabulce, není na ni samostatný formulář.

V tabulce najděte řádek s daným člověkem.
Ve sloupci Uživatelská role poklepejte (dvojklik) na jeho současnou roli. Buňka se změní na rozbalovací seznam.
Vyberte novou roli a potvrďte klávesou Enter, případně klikněte mimo řádek.
gas změnu uloží sám, žádné tlačítko pro uložení tu není.

U řádků s čekající pozvánkou roli měnit nelze, buňka se do úprav neotevře. Pokud jste v pozvánce zvolili špatnou roli, pozvánku zrušte a pošlete novou se správnou rolí.

Změna se u dotčeného kolegy projeví po obnovení stránky, nejpozději po jeho novém přihlášení.

Změna vlastní role

Když měníte roli sami sobě, gas se nejdřív zeptá v okně Změna vlastní role textem „Jste si jisti, že chcete změnit svou roli? Pokud změníte svou roli, již nebudete mít přístup k nastavení zákaznického účtu.“ Potvrdíte tlačítkem OK, ustoupíte tlačítkem Zrušit.

Potvrzení berte vážně. Jakmile si roli Správce snížíte, celá sekce Zákaznický účet vám okamžitě zmizí a zpátky si ji sami vrátit nemůžete. Musí to za Vás udělat jiný správce téhož zákaznického účtu.

V zákaznickém účtu by měl vždy zůstat alespoň jeden Správce. gas na to sám neupozorní, takže je možné poslední správcovskou roli omylem snížit nebo posledního správce odpojit. Pak už tým ani nastavení nemá kdo spravovat a je nutné napsat nám na [email protected].

Odpojení člena týmu

Odpojením člověku odeberete přístup k tomuto zákaznickému účtu. Jeho uživatelský účet v gasu zůstává, stejně jako jeho přístup do ostatních zákaznických účtů, kde je členem.

V tabulce najděte řádek s daným člověkem.
Vpravo ve sloupci Akce klikněte na ikonu Odpojit účet (přeškrtnutý článek řetězu).
Otevře se okno Odpojit uživatelský účet s dotazem, jestli chcete uživatele opravdu odpojit.
Potvrďte tlačítkem Odpojit uživatele, nebo se vraťte tlačítkem Zrušit.

Řádek ze seznamu zmizí a místo v tarifním limitu se uvolní. Pokud jste odpojili někoho omylem, pošlete mu novou pozvánku, jak radí i text v potvrzovacím okně.

Odejít může i člen sám: ve svém Nastavení → Uživatelský profil → Zákaznické účty najde seznam účtů, ke kterým má přístup, a u každého ikonu Odpojit účet. Zpět se dostane už jen novou pozvánkou od správce.

Než kolega odejde, přepojte profily

Toto je nejčastější příčina toho, že po odchodu kolegy z firmy náhle přestanou chodit data.

V gasu jsou dvě různé věci:

Propojení služby (přihlášení k Meta, Google, Pinterestu, TikToku či Skliku) patří uživatelskému účtu toho člověka, který se přihlásil.
Napojený profil (konkrétní stránka, Instagram profil, kanál, reklamní účet) patří zákaznickému účtu.

Když člena týmu odpojíte, napojené profily ze zákaznického účtu nezmizí a data zpravidla chodí dál. Pořád ale visí na propojení, které patří jemu. Ve chvíli, kdy mu na Facebooku, v Google účtu nebo jinde na platformě seberou oprávnění, případně mu firemní účet zruší, propojení přestane fungovat a gasu přestanou chodit data, přestože profil v aplikaci dál vidíte.

Kde to poznáte: v Nastavení → Zákaznický účet → Propojené účty je sloupec Kdo účet propojuje. U dotčených profilů v něm uvidíte e-mail odešlého kolegy, nebo hodnotu Nikdo, a řádek je zvýrazněný jako chybový.

Profily přepojte ještě předtím, než kolega odejde a než mu na platformách zrušíte přístupy. Aktivní kolega, který má na dané platformě přístup, projde propojení služby znovu a u dotčeného profilu zvolí jeho přivlastnění. Tím profil převezme pod své propojení, historie i nastavení zůstanou zachované a data chodí dál. Zakládat pro stejný profil druhé, paralelní propojení není potřeba.

Potíže s přístupem do nastavení

V Nastavení nevidím sekci Zákaznický účet, nebo v ní svítí červené upozornění

Nemáte roli Správce. Požádejte správce svého zákaznického účtu, ať Vám roli změní, nebo ať potřebnou úpravu udělá za Vás.

Nad tabulkou chybí tlačítko Pozvat uživatele

Tlačítko se zobrazuje jen roli Správce. Zkontrolujte také, že máte v horní liště přepnutý správný zákaznický účet.

Tlačítko Pozvat uživatele je šedé a po najetí myší hlásí vyčerpaný limit

Vyčerpali jste počet uživatelských účtů, který Váš tarif dovoluje. Uvolněte místo zrušením nevyužité pozvánky nebo odpojením někoho, kdo gas nepoužívá, případně požádejte o vyšší tarif.

Potíže s pozvánkami

Při zadávání e-mailu se objeví, že uživatel s touto adresou už existuje

Hláška zní „Uživatel s touto e-mailovou adresou již existuje.“ Ten člověk už k tomuto zákaznickému účtu přístup má, najdete ho v tabulce. Pokud ho v seznamu nevidíte, pravděpodobně je v gasu pod jinou e-mailovou adresou, než kterou zadáváte.

Kolega pozvánku nedostal

Nechte ho zkontrolovat složku s nevyžádanou poštou a ověřte, jestli v adrese není překlep. Když je adresa špatně, pozvánku zrušte a pošlete novou na správnou adresu. Když je adresa správně, použijte ikonu Znovu odeslat pozvánku.

Po kliknutí na Znovu odeslat pozvánku se objeví hláška o hodinovém limitu

Hláška zní „Pozvánku lze poslat pouze jednou za hodinu.“ Pozvánka byla odeslána před méně než hodinou. Počkejte a zkuste to znovu později.

Kolegovi vypršel odkaz z pozvánky

Odkaz platí 7 dní. Klikněte u jeho řádku na Znovu odeslat pozvánku, gas vytvoří nový odkaz s novou platností. Starý odkaz už fungovat nebude, musí použít ten z posledního e-mailu.

Pozvánka je v seznamu pořád, i když kolega tvrdí, že na odkaz klikl

Zkuste seznam obnovit tlačítkem obnovení v záhlaví stránky. Pokud řádek s nápisem Pozvánka zůstává, kolega registraci nedokončil, nebo se přihlásil pod jinou e-mailovou adresou, než na kterou pozvánka přišla. Pozvánka platí výhradně pro adresu, na kterou byla odeslána.

Kolega se do gasu přihlásí, ale zákaznický účet nevidí

Nechte ho kliknout na přepínač zákaznických účtů v horní liště, může být přepnutý jinam. Pokud tam účet není, pozvánku nedokončil.

Role u čekající pozvánky nejde změnit

U nepotvrzené pozvánky to gas neumožňuje. Pozvánku zrušte a pošlete novou se správnou rolí.

Potíže s rolemi a členstvím v týmu

Změnil jsem si vlastní roli a přišel jsem o nastavení zákaznického účtu

Zpět si ji nastavit nemůžete. Musí to udělat jiný Správce téhož zákaznického účtu. Pokud žádný další správce není, napište nám na [email protected].

Kolegovi jsem změnil roli, ale v aplikaci mu pořád chybí to, co má nově moci

Nechte ho obnovit stránku. Pokud to nepomůže, ať se odhlásí a znovu přihlásí.

Kolega má roli Uživatel, a přesto nemůže založit report, cíl nebo monitoring

Tady nejde o roli, ale o tarif. Danou funkci Váš zákaznický účet nemá zaplacenou. Stav najdete v Nastavení → Zákaznický účet → Předplatné.

Odpojil jsem člena týmu omylem

Pošlete mu novou pozvánku, přístup tím dostane zpátky. Jeho uživatelský účet ani jeho data se odpojením nemažou.

Po odchodu kolegy přestala chodit data u některých profilů

Profily byly napojené přes jeho propojení. V Nastavení → Zákaznický účet → Propojené účty se podívejte do sloupce Kdo účet propojuje, kde uvidíte jeho e-mail nebo hodnotu Nikdo. Nápravu popisuje část Než kolega odejde, přepojte profily výše.