Die Zahlen, die Sie in gas in einer Tabelle oder in einem Diagramm sehen, können Sie als Datei herunterladen und in Excel oder in Google Tabellen weiterverarbeiten. Das ist praktisch, wenn Sie Daten an eine Kollegin oder an einen Kunden senden, eine eigene Formel ergänzen oder den Stand von heute separat sichern möchten. Der Export ist Teil jeder Tabelle in der Anwendung, Sie müssen ihn bei niemandem beantragen.
Bevor Sie beginnen
In die Datei wird genau das übernommen, was die Tabelle im Moment des Exports eingestellt hat: der ausgewählte Zeitraum, die aktiven Filter, die Sortierung der Zeilen und auch, welche Spalten sichtbar sind. Bringen Sie die Tabelle deshalb zuerst in die Form, die Sie in der Datei haben möchten, und starten Sie erst dann den Export.
Den Export bedienen Sie am Computer. Auf dem Telefon und auf dem Tablet werden die Schaltflächen für den Export nicht angezeigt, weil Tabellen dort in eine vereinfachte Kartenansicht umschalten, die vor allem zum Betrachten dient. Wenn Sie Daten herunterladen möchten, öffnen Sie gas am Computer und halten Sie das Browserfenster breit aufgezogen.
Eine besondere Berechtigung oder ein höheres Tarifpaket ist nicht nötig. Wer die Tabelle in der Anwendung sieht, kann sie auch herunterladen.
Welches Format wählen
Bei Tabellen haben Sie zwei Formate zur Auswahl, und der Unterschied zwischen ihnen ist wesentlich.
CSV ist eine einfache Textdatei. Die Werte einer Zeile sind darin durch ein Komma getrennt, und die Datei enthält keine Formatierung, keine Farben und keine Formeln. Ihr Vorteil ist, dass sie fast jedes Programm öffnet. Sie wird vor allem dann verwendet, wenn Sie Daten in ein anderes System hochladen.
Excel ist eine vollwertige Arbeitsmappe mit der Endung .xlsx. Zahlen bleiben darin Zahlen, sodass Sie daraus direkt eine Summe oder einen Durchschnitt berechnen können, und die Datei öffnet sich mit einem Doppelklick ohne weitere Einstellungen.
Wenn Sie die Datei nur öffnen, ansehen oder darin rechnen möchten, wählen Sie Excel. CSV wählen Sie dann, wenn ein anderes Programm, in das Sie die Daten hochladen, es ausdrücklich verlangt.
Vorgehen
- Öffnen Sie die Seite mit der Tabelle, die Sie herunterladen möchten, zum Beispiel Kampagnen oder Ziele.
- Stellen Sie den Zeitraum und eventuelle Filter in der Tabelle so ein, dass sie die Daten anzeigt, die Sie benötigen.
- Klicken Sie auf die Kopfzeile der Spalte, nach der Sie die Daten sortieren möchten. In derselben Reihenfolge stehen die Zeilen dann auch in der Datei.
- Mit der Schaltfläche Spalten über der Tabelle schalten Sie Spalten ein oder aus, wenn Sie in der Datei genau eine bestimmte Auswahl haben möchten.
- Im rechten Teil der Leiste über der Tabelle finden Sie drei Schaltflächen mit Symbolen. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, erscheint die Beschriftung Exportieren CSV, Exportieren Excel und Drucken.
- Klicken Sie auf Exportieren CSV oder auf Exportieren Excel, je nach dem Format, das Sie möchten.
- Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Kontrollkästchen, Alle Zeilen und Alle Spalten. Beide sind im Ausgangszustand leer, ihre Bedeutung ist unten beschrieben.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren. Das Fenster schließt sich und der Browser lädt die Datei herunter.
Beide Kästchen im Fenster entscheiden über den Umfang der Datei:
Alle Zeilen. Ein nicht angehaktes Kästchen bedeutet, dass nur der Teil der Tabelle in die Datei gelangt, den Sie gerade geladen haben, also in der Regel die Seite, die Sie ansehen. Ein angehaktes Kästchen bedeutet, dass gas auch alle weiteren Seiten lädt und in die Datei einfügt. Dieses Kästchen hebt weder Filter noch den ausgewählten Zeitraum auf, sondern nur die Seitenaufteilung der Tabelle. Eine umfangreiche Tabelle lädt auf diese Weise länger, worauf auch der Text direkt im Fenster hinweist.
Alle Spalten. Ein nicht angehaktes Kästchen bedeutet, dass nur die Spalten exportiert werden, die Sie in der Tabelle gerade eingeschaltet haben. Ein angehaktes Kästchen fügt der Datei absolut alle Spalten der jeweiligen Tabelle hinzu, auch die, die Sie ausgeblendet haben.
Was danach passiert
Der Browser speichert die Datei bei den heruntergeladenen Dateien, also üblicherweise im Ordner Downloads, und zeigt sie in seiner Download-Leiste an. Mit einem Doppelklick darauf öffnet sich die Datei in dem Programm, das auf Ihrem Computer für Tabellen eingestellt ist.
Der Dateiname entspricht der Tabelle, aus der Sie exportiert haben. Von der Seite Kampagnen wird campaigns-list.csv beziehungsweise campaigns-list.xlsx heruntergeladen, von der Seite Ziele goals-list.csv beziehungsweise goals-list.xlsx. Der Name enthält weder den ausgewählten Zeitraum noch den Namen des Kundenkontos, deshalb ergänzt der Browser beim erneuten Herunterladen derselben Tabelle lediglich eine laufende Nummer.
Benennen Sie die Datei gleich nach dem Herunterladen so um, dass am Namen der Zeitraum und das Kundenkonto erkennbar sind, zum Beispiel kampagnen-juni-2026.xlsx. Nach einem Monat erkennen Sie am ursprünglichen Namen nicht mehr, worauf sich die Zahlen beziehen.
In der Datei selbst rechnen Sie mit Folgendem:
- In der ersten Zeile stehen die Spaltennamen genau so, wie Sie sie in der Kopfzeile der Tabelle sehen.
- Die Zeilen folgen in derselben Reihenfolge, in der die Tabelle sortiert war.
- Die Summenzeile Zusammenfassung, die in der Tabelle ganz unten fixiert ist und die Summen trägt, wird nicht in die Datei übernommen. Die Summen berechnen Sie in Excel selbst.
- Die Spalte mit den Aktionssymbolen (Stift zum Bearbeiten, Papierkorb zum Löschen) gelangt zwar in die Datei, bleibt aber leer und ohne Namen. Die Symbole haben keinen Wert, der sich in die Datei schreiben ließe.
- Die Werte stehen in der Datei in roher Form, also ohne die Anpassungen, die gas wegen der Lesbarkeit auf dem Bildschirm vornimmt. Es fehlen der Tausendertrennzeichen, das Währungszeichen und das Prozentzeichen, und das Datum kann anders geschrieben sein als in der Tabelle. Das ist Absicht: Mit einer unbearbeiteten Zahl kann man weiterrechnen, mit dem Text "12.345 Kč" nicht.
Datenexport aus dem Diagramm
Der Export gibt es nicht nur in Tabellen. Über jedem Diagramm befindet sich die Schaltfläche Exportieren mit einem nach unten zeigenden Pfeilsymbol. Nach dem Klick klappt ein Menü mit sechs Punkten auf: PNG-Bild, JPG-Bild, PDF-Datei, SVG-Kurven, CSV-Datei und XLS-Datei.
Die ersten vier Punkte speichern das Diagramm als Bild oder als PDF, also als Bild zum Einfügen in eine Präsentation. Die letzten zwei Punkte, CSV-Datei und XLS-Datei, speichern die Zahlen, aus denen das Diagramm aufgebaut ist: eine Zeile für jedes Datum und eine Spalte für jede Linie im Diagramm.
Die Dateien mit den Diagrammdaten richten sich nach der Spracheinstellung Ihres Browsers, im deutschen Umfeld verwenden sie also das Semikolon als Trennzeichen und das Dezimalkomma. In einem deutschen Excel öffnen sie sich deshalb meist korrekt. Der Dateiname übernimmt allerdings nicht den Namen des Diagramms, er ist allgemein, benennen Sie die Datei nach dem Herunterladen also um.
Wenn Sie eine Papierfassung oder ein PDF der ganzen Seite samt Diagrammen benötigen, verwenden Sie anstelle des Exports das Drucken. Das behandelt eine eigene Anleitung zum Drucken der Seite und zum Speichern als PDF.
Häufige Probleme
Im Export fehlen Spalten, die ich in der Tabelle sehe
In der Grundeinstellung werden nur die Spalten exportiert, die in der Tabelle gerade eingeschaltet sind, und auf einem schmaleren Monitor blendet die Tabelle einige Spalten selbst aus. Haken Sie im Exportfenster Alle Spalten an, damit die gesamte Tabelle samt ausgeblendeten Spalten in die Datei gelangt. Alternativ schalten Sie zuerst die konkreten Spalten mit der Schaltfläche Spalten über der Tabelle ein und starten den Export erst danach.
Im Export fehlen Zeilen, die ich in der Tabelle sehe
Ohne angehaktes Kästchen Alle Zeilen wird nur der Teil der Tabelle heruntergeladen, den Sie gerade geladen haben, also typischerweise eine Seite. Starten Sie den Export erneut und haken Sie das Kästchen Alle Zeilen an. Bei sehr umfangreichen Tabellen warten Sie, bis die Tabelle fertig berechnet ist und das Laden nicht mehr blinkt, und bestätigen den Export erst dann.
Der Export ist leer oder enthält nur die Kopfzeile
Die Tabelle enthielt im Moment des Exports keine Daten. Am häufigsten liegt das an einem Filter, der nichts findet, oder an einem zu kurzen oder zu weit zurückliegenden ausgewählten Zeitraum. Schließen Sie das Exportfenster, heben Sie die Filter mit der Schaltfläche Filter löschen über der Tabelle auf, prüfen Sie den ausgewählten Zeitraum und schauen Sie, ob die Tabelle auf dem Bildschirm überhaupt Zeilen anzeigt. Wenn sie auch dort leer ist, gibt es nichts zu exportieren.
Nach dem Öffnen in Excel steht die ganze Zeile in einer Spalte
Die CSV-Datei aus der Tabelle trennt die Werte mit einem Komma, während Excel in der deutschen Einstellung ein Semikolon erwartet. Die schnellste Lösung ist, kein CSV herunterzuladen, sondern auf Exportieren Excel zu klicken, denn die Arbeitsmappe .xlsx öffnet sich immer korrekt. Wenn Sie bei CSV bleiben müssen, laden Sie die Datei über die Excel-Funktion zum Importieren einer Textdatei und wählen Sie als Trennzeichen das Komma. Google Tabellen erkennt das Trennzeichen in der Regel selbst.
Zahlen erscheinen in Excel als Text oder werden zu einem Datum
In der CSV-Datei sind die Dezimalstellen mit einem Punkt getrennt, was die deutsche Excel-Einstellung nicht als Zahl ansieht und den Wert manchmal in ein Datum umwandelt. Verwenden Sie anstelle von CSV den Export nach Excel, dort sind die Zahlen als Zahlen gespeichert und man kann direkt mit ihnen rechnen.
Im Text stehen anstelle von Umlauten seltsame Zeichen
Die Dateien aus gas liegen in der Kodierung UTF-8 vor und enthalten eine Markierung, an der Excel sie erkennt, dort sollten die Sonderzeichen also in Ordnung sein. Wenn Sie die Datei in einem älteren oder einfacheren Programm öffnen, stellen Sie beim Laden die Kodierung UTF-8 ein. Wenn Sie nicht weiterwissen, laden Sie besser die Excel-Version herunter, sie hat dieses Problem nicht.
In der Datei fehlt die Summenzeile
Die Zeile Zusammenfassung, die in der Tabelle ganz unten fixiert ist, wird nicht in den Export übernommen. Berechnen Sie die Summen in der Tabellenkalkulation erneut, zum Beispiel mit der Funktion SUMME über der jeweiligen Spalte.
In der Datei ist eine leere Spalte ohne Namen
Das ist die Spalte, in der die Tabelle auf dem Bildschirm die Aktionssymbole anzeigt, also den Stift zum Bearbeiten und den Papierkorb zum Löschen. Die Schaltflächen haben keinen Wert, der sich in die Datei schreiben ließe, deshalb bleibt die Spalte leer. Sie können sie in Excel ohne Bedenken löschen.
Die Werte in der Datei sehen anders aus als in der Tabelle
Das ist so richtig. In die Datei werden unbearbeitete Zahlen gespeichert, also ohne Tausendertrennzeichen, ohne Währungszeichen und ohne Prozentzeichen, und Daten können in einer anderen Form geschrieben sein. Würde die Form vom Bildschirm exportiert, wären es Texte und man könnte nicht mit ihnen rechnen. Die Formatierung stellen Sie in Excel nach Ihrem Bedarf ein.
Das Herunterladen aller Zeilen dauert lange und die Seite bewegt sich nicht
Das Kästchen Alle Zeilen zwingt die Anwendung, alle Seiten der Tabelle zu laden, was bei umfangreichen Daten Dutzende Sekunden dauert. Lassen Sie das Browserfenster geöffnet und warten Sie, bis die Datei heruntergeladen ist. Wenn es unerträglich lange dauert, verkürzen Sie den ausgewählten Zeitraum, engen Sie die Auswahl mit einem Filter ein oder laden Sie die Tabelle in Teilen herunter.
Ich sehe die Schaltflächen für den Export überhaupt nicht
Die Schaltflächen werden auf schmaleren Bildschirmen ausgeblendet. Auf dem Telefon und auf dem Tablet wird der Export gar nicht angeboten, am Computer verhält sich ein kleines Browserfenster genauso. Ziehen Sie das Fenster auf die volle Bildschirmbreite auf oder wechseln Sie an einen Computer mit größerem Monitor.
Ich erkenne nicht, aus welchem Zeitraum und Konto die heruntergeladenen Daten stammen
Der Dateiname trägt nur die Bezeichnung der Tabelle, der Zeitraum und das Kundenkonto stehen nicht darin. Benennen Sie die Datei gleich nach dem Herunterladen um, solange Sie wissen, was Sie heruntergeladen haben, und ergänzen Sie im Namen den Monat und den Kunden.
Ich brauche die Daten regelmäßig und möchte sie nicht manuell herunterladen
Der Export aus der Tabelle ist immer manuell, er wiederholt sich nicht von selbst. Die regelmäßige automatische Verarbeitung übernimmt das Modul Berichte, das nach einem Zeitplan einen Report erstellen und zustellen kann, das Ergebnis ist aber ein PDF und keine Tabelle zum Weiterrechnen. Wenn Sie regelmäßig genau die Tabellendaten erhalten möchten, schreiben Sie uns über das Kontaktformular und wir finden gemeinsam eine Lösung.