Když gas dokončí report, sám ho rozešle lidem, které u reportu zvolil jeho autor. Doručení má dvě podoby: upozornění přímo v aplikaci pod ikonou zvonku a e-mail s odkazem na stažení PDF. Tento článek popisuje, jak se příjemci nastavují, co přesně dostanou a jak si každý člen týmu může svůj vlastní odběr upravit nebo úplně vypnout.
Než začnete
- Příjemce nastavuje ten, kdo report zakládá nebo upravuje. K tomu potřebujete roli Správce nebo Uživatel. Role Nahlížeč si report prohlédne a stáhne, ale nastavení nemění.
- Seznam příjemců má smysl jen u reportu, který se generuje automaticky podle plánu. U jednorázového reportu se nikomu nic nerozesílá, popisujeme to níže v samostatné části.
- Do seznamu příjemců lze vybrat pouze uživatelské účty, které patří k témuž zákaznickému účtu jako report a mají vyplněnou e-mailovou adresu. Někoho zvenčí, kdo v gasu účet nemá, do seznamu zapsat nelze, řešení najdete v části Příjemce, který nemá účet v gasu.
Postup: přidání příjemců k reportu
- V levém menu otevřete Reporty.
- Klikněte na report, který chcete upravit, nebo založte nový.
- V poli Typ generování zvolte Automaticky a nastavte Četnost generování (Týdně, Měsíčně, Kvartálně nebo Ročně). Karta s příjemci se zobrazí pouze u automaticky generovaných reportů.
- Sjeďte níže na kartu Doručení e-mailem.
- V poli Příjemci vyberte jednu ze dvou možností. Všichni uživatelé zákaznického účtu znamená, že report dostanou všichni členové týmu daného zákaznického účtu, včetně těch, které do týmu pozvete až později. Konkrétní uživatelé znamená, že report dostanou jen lidé, které zaškrtnete.
- Pokud jste zvolili Konkrétní uživatelé, zaškrtněte v seznamu Uživatelské účty ty, kterým má report chodit. U každého je uvedené jméno a e-mailová adresa. Vybrat musíte aspoň jednoho, jinak nepůjde nastavení uložit.
- Klikněte na Uložit nastavení.
Karta se jmenuje Doručení e-mailem, ale volba příjemců řídí zároveň i to, komu se hotový report připomene upozorněním uvnitř aplikace.
Co se stane potom
Automatický report se vygeneruje vždy třetí den po skončení sledovaného období, po deváté hodině ráno. Ten odklad je záměrný: platformy jako Facebook nebo Google čísla za poslední dny ještě dopočítávají, takže report vzniká až ve chvíli, kdy jsou data kompletní.
Jakmile je PDF hotové, gas ho rozešle dvěma cestami najednou:
- Upozornění v aplikaci. Každému příjemci se pod ikonou zvonku v pravém horním rohu objeví upozornění „Report připraven" s názvem reportu. Kliknutím na něj se PDF stáhne. Tato cesta vyžaduje, abyste byli do gasu přihlášení.
- E-mail. Příjemci přijde zpráva na adresu, kterou používá k přihlášení do gasu. Předmět je „Report připraven" s názvem reportu, v těle je název zákaznického účtu, sledované období a tlačítko Stáhnout PDF.
Odkaz v e-mailu funguje i bez přihlášení a platí přibližně tři měsíce od odeslání. Když ho otevřete později, gas Vás přesměruje na přihlašovací obrazovku a report si stáhnete z archivu.
Hotová PDF zůstávají v aplikaci v sekci Reporty na záložce Archiv, odkud si je kdykoli stáhnete znovu.
E-mail s reportem raději nepřeposílejte dál. Odkaz na stažení v něm funguje bez přihlášení, takže PDF si otevře kdokoli, komu se odkaz dostane do ruky. Když chcete report někomu předat, stáhněte si PDF z archivu a pošlete ho jako přílohu.
Jednorázový report se nikomu nerozesílá
Pokud má report v poli Typ generování hodnotu Jednorázově, karta Doručení e-mailem se vůbec nezobrazí a gas neposílá žádné e-maily. Upozornění v aplikaci dostane pouze ten, kdo generování spustil, jako potvrzení, že je hotovo. Chcete-li takový report poslat kolegům, stáhněte PDF v sekci Reporty na záložce Archiv a odešlete ho sami. Když má report chodit týmu pravidelně, přepněte ho na Automaticky a zvolte příjemce.
Jazyk e-mailu a jazyk dokumentu
E-mail o hotovém reportu chodí vždy v jazyce příjemce, tedy v tom, který má daný člověk nastavený v Nastavení → Uživatelský profil → Profil v poli Jazyk. Samotný dokument je naproti tomu v jazyce, ve kterém byl report uložen: gas si při ukládání zapamatuje jazyk rozhraní toho, kdo nastavení reportu ukládal jako poslední. Kolega, který má aplikaci přepnutou do němčiny, tak může dostat německý e-mail s českým PDF. Chcete-li změnit jazyk dokumentu, přepněte si jazyk aplikace na požadovaný, otevřete report a znovu klikněte na Uložit nastavení.
Kdo o doručení rozhoduje
Doručení určují dvě nezávislé vrstvy a je užitečné je nezaměňovat:
- Autor reportu určuje, komu report smí chodit. Výběrem v kartě Doručení e-mailem sestaví seznam příjemců. To je nejširší možný okruh lidí.
- Každý příjemce si sám určí, jestli o e-maily stojí. V uživatelském profilu se může z jednotlivého reportu odhlásit, nebo si vypnout report e-maily úplně. Autor toto rozhodnutí nemůže přebít, člověka odhlášeného z odběru sice v seznamu příjemců vidí, ale e-mail mu odejít nemůže.
Poznávacím znamením je popisek přímo v editoru reportu: u zaškrtávacího seznamu Uživatelské účty je u odhlášeného člověka poznámka „aktuálně odhlášeno z report e-mailů".
Vlastní nastavení odběru reportů
Každý uživatelský účet má vlastní přehled automatických reportů, ke kterým je přihlášený, a může se z kteréhokoli z nich odhlásit.
- Klikněte na Nastavení, dále na Uživatelský profil a zvolte Odběr reportů.
- V tabulce uvidíte všechny automatické reporty ze všech zákaznických účtů, ke kterým máte přístup. U každého je uvedený Zákaznický účet, název reportu a Četnost generování.
- Ve sloupci s akcemi klikněte na ikonu zvonku. U reportu, který právě odebíráte, je zelená a tlačítko nabízí Odhlásit se z odběru. U odhlášeného reportu je zvonek přeškrtnutý a tlačítko nabízí Přihlásit se k odběru.
- Volba se uloží okamžitě, není potřeba nic potvrzovat.
Odhlášení se týká vždy jen jednoho konkrétního reportu a jen e-mailu. Upozornění pod zvonkem v aplikaci chodí dál.
Odhlásit se lze i přímo z došlého e-mailu, aniž byste se museli přihlašovat: v patičce zprávy je odkaz Správa e-mailového odběru tohoto reportu, který otevře stránku s jediným tlačítkem Odhlásit. Stejnou funkci nabízejí i některé e-mailové programy vlastním tlačítkem pro odhlášení odběru u záhlaví zprávy. Přihlásit se zpět můžete stejným odkazem nebo v přehledu Odběr reportů.
Vypnutí všech report e-mailů najednou
Když nechcete dostávat report e-maily vůbec, ze žádného zákaznického účtu, vypněte je jedním přepínačem:
- Otevřete Nastavení → Uživatelský profil → Notifikace.
- Najděte skupinu Reporty.
- Odškrtněte políčko E-mailem. Tím přestanou chodit e-maily o hotových reportech ze všech zákaznických účtů.
- Políčko V aplikaci ovládá upozornění pod zvonkem. Odškrtnutím zmizí i ta.
Potvrzení o vlastním jednorázově spuštěném reportu Vám dorazí do aplikace i tehdy, když máte skupinu Reporty vypnutou. Je to odpověď na akci, kterou jste právě sami spustili, ne rozesílka.
Příjemce, který nemá účet v gasu
Příjemcem reportu může být jen uživatelský účet, který patří k danému zákaznickému účtu a má e-mailovou adresu. Klienta, agenturního partnera ani nikoho jiného zvenčí do seznamu příjemců zapsat nelze. Máte dvě možnosti:
- Pozvěte ho do zákaznického účtu jako Nahlížeče. V Nastavení → Zákaznický účet → Uživatelé ho pozvěte e-mailem a přidělte mu roli Nahlížeč. Ta umožní prohlížet data a stahovat reporty, ale nic měnit. Jakmile pozvání přijme, objeví se v nabídce příjemců a report mu bude chodit automaticky. Pozvání uživatelů popisuje článek Uživatelé a role.
- Posílejte mu PDF sami. Stáhněte hotový report v sekci Reporty na záložce Archiv a přiložte ho k vlastnímu e-mailu. Odkaz z e-mailu od gasu kvůli tomu nepřeposílejte, viz upozornění výše.
Časté potíže
Report nedorazil vůbec, ani e-mailem, ani do aplikace
Nejdřív ověřte, jestli se vůbec vygeneroval: otevřete Reporty a podívejte se na stav reportu a na sloupec s příštím spuštěním. Automatický report vzniká až třetí den po konci období, takže těsně po skončení měsíce ještě existovat nemusí. Když report chybí nebo je neúplný, věnuje se tomu článek Když report chybí nebo je neúplný.
Report se vygeneroval, ale e-mail nepřišel
Projděte tři místa v tomto pořadí:
- Jste na seznamu příjemců? Otevřete report a na kartě Doručení e-mailem zkontrolujte, jestli jste zaškrtnutý. Změnu smí udělat jen Správce nebo Uživatel.
- Nejste z odběru odhlášený? Podívejte se do Nastavení → Uživatelský profil → Odběr reportů, jestli je u reportu zvonek zelený.
- Nemáte vypnuté report e-maily celkově? V Nastavení → Uživatelský profil → Notifikace musí mít skupina Reporty zaškrtnuté políčko E-mailem.
Když je všechno v pořádku a e-mail přesto nedorazil, zkontrolujte složku s nevyžádanou poštou a poté napište na [email protected]. Uveďte název reportu, zákaznický účet a období, kterého se týká.
Report dorazil jen některým lidem z týmu
Nejčastěji proto, že report má v poli Příjemci hodnotu Konkrétní uživatelé a ostatní v seznamu zaškrtnutí nejsou. Druhá častá příčina: chybějící příjemce se z odběru sám odhlásil, což poznáte podle poznámky „aktuálně odhlášeno z report e-mailů" u jeho jména v editoru reportu. V takovém případě mu nastavení nezměníte za něj, odhlášení může zrušit jen on sám ve svém profilu.
Kolegům nedorazil report, který jsem spustil jednorázově
Jednorázové generování nikomu nic nerozesílá, upozornění dostane jen ten, kdo ho spustil. Buď stáhněte PDF na záložce Archiv a pošlete ho kolegům sami, nebo report přepněte v poli Typ generování na Automaticky, zvolte četnost a doplňte příjemce.
E-mail s reportem končí ve spamu
Přidejte si adresu [email protected] mezi důvěryhodné odesílatele, případně o to požádejte správce firemní pošty. Pomůže také zprávu ve složce s nevyžádanou poštou označit jako „není spam", aby se příště doručila do schránky. Do té doby si report můžete kdykoli stáhnout v sekci Reporty na záložce Archiv.
Nabídka příjemců je prázdná a svítí oranžové upozornění
Hláška „Pro plánované reporty není dostupný žádný uživatel zákaznického účtu s e-mailovou adresou" znamená, že u zákaznického účtu není nikdo, komu by šel report poslat. Pozvěte do zákaznického účtu aspoň jednoho člověka v Nastavení → Zákaznický účet → Uživatelé a pak se do reportu vraťte.
V nastavení reportu žádnou kartu s příjemci nevidím
Karta Doručení e-mailem se zobrazuje jen tehdy, když je Typ generování nastavený na Automaticky. U jednorázového reportu chybí záměrně, protože se nikomu nerozesílá.
Nejde uložit, hlásí to, že mám vybrat příjemce
Hláška „Vyberte aspoň jednoho příjemce" se objeví, když je zvolená možnost Konkrétní uživatelé a přitom není nikdo zaškrtnutý. Buď někoho zaškrtněte, nebo v poli Příjemci přepněte na Všichni uživatelé zákaznického účtu.
Chci se z chodících reportů odhlásit
Otevřete Nastavení → Uživatelský profil → Odběr reportů a u příslušného reportu klikněte na zvonek, tlačítko nabídne Odhlásit se z odběru. Rychlejší cesta vede přímo z došlého e-mailu odkazem Správa e-mailového odběru tohoto reportu v jeho patičce.
Odhlásil jsem se omylem a chci reporty zpět
V Nastavení → Uživatelský profil → Odběr reportů klikněte u reportu na přeškrtnutý zvonek, tlačítko nabídne Přihlásit se k odběru. Odběr začne platit od dalšího vygenerovaného reportu, zpětně se nic nedorozešle. Report za mezitím proběhlé období si stáhnete na záložce Archiv.
Odkaz na stažení v e-mailu už nefunguje
Odkaz platí přibližně tři měsíce od odeslání reportu. Po jeho vypršení Vás gas přesměruje na přihlašovací obrazovku. Přihlaste se a report najdete v sekci Reporty na záložce Archiv.
Upozornění pod zvonkem se neobjevuje, e-mail chodí
Zkontrolujte Nastavení → Uživatelský profil → Notifikace: u skupiny Reporty musí být zaškrtnuté políčko V aplikaci. Zkontrolujte také hlavní přepínač Všechny notifikace v horní části stránky, protože jeho vypnutím se vypnou všechny skupiny najednou.
Reporty chodí i člověku, který u nás skončil
Příjemci se vždy vybírají z aktuálního seznamu členů zákaznického účtu. Když daného člověka Správce odebere v Nastavení → Zákaznický účet → Uživatelé, přestanou mu reporty chodit samy, i když zůstal zaškrtnutý v nastavení reportu.
Nový kolega reporty nedostává
Když má report v poli Příjemci hodnotu Konkrétní uživatelé, nově pozvaní členové týmu se do seznamu nedoplní sami. Otevřete report a nového kolegu zaškrtněte, nebo přepněte na Všichni uživatelé zákaznického účtu, kde se příjemci doplňují automaticky.
E-mail je česky, ale PDF přišlo v jiném jazyce
Tak to má být: e-mail se řídí jazykem příjemce, dokument jazykem, ve kterém byl report uložen. Postup pro změnu jazyka dokumentu je výše v části Jazyk e-mailu a jazyk dokumentu.