Archiv reportů

Archiv je seznam hotových dokumentů ve formátu PDF, které pro Váš zákaznický účet vznikly dřív. Hodí se, když potřebujete dohledat report za starší období, poslat ho kolegovi nebo klientovi, nebo zjistit, kdy vznikne další měsíční přehled. Dokumenty v archivu jsou uzavřené soubory: vypadají přesně tak, jak vypadaly v den, kdy vznikly.

Než začnete

Reporty musí být součástí tarifu Vašeho zákaznického účtu. Pokud v hlavní nabídce položku Reporty nevidíte, tarif reporty neobsahuje. O jejich přidání si napište na [email protected].

Archiv patří zákaznickému účtu, ne Vám osobně. Vidí do něj každý, kdo má do daného zákaznického účtu přístup, a všichni vidí stejné dokumenty. Když přepnete zákaznický účet, obsah archivu se vymění za dokumenty toho druhého účtu.

Jak se do archivu dostanete

V hlavní nabídce klikněte na Reporty.
V záhlaví stránky klikněte na tlačítko Archiv.
Otevře se tabulka se složkami a jednotlivými soubory. Zpátky na přehled reportů se vrátíte položkou Reporty v hlavní nabídce nebo tlačítkem zpět v prohlížeči.

Co v archivu najdete

Řádky jsou uspořádané do složek, které rozbalíte kliknutím na šipku u názvu.

Měsíční reporty. Automaticky připravovaný měsíční přehled za celý zákaznický účet. gas ho vytváří sám za právě skončený měsíc, nemusíte o něj nijak žádat. Uvnitř složky jsou roky a v nich jednotlivé měsíce, například soubor s názvem „06 – Červen.pdf“. Vpravo u této složky je přepínač s popiskem Odebírat měsíční reporty e-mailem (popisek se ukáže po najetí myší). Když ho zapnete, bude nový měsíční dokument chodit na e-mail Vašeho uživatelského účtu. Přepínač platí jen pro Vás, ostatní členy týmu nepřihlašuje ani neodhlašuje.

Starý generátor statistik a PDF úložiště. Tyto dvě složky se objeví jen tehdy, když ve Vašem zákaznickém účtu takové soubory existují. Jsou to starší dokumenty z dřívějších verzí gasu, které zůstaly uložené.

Reporty, které si sami zakládáte na stránce Reporty, se v Archivu nezobrazují. Jejich hotové dokumenty najdete přímo u příslušného reportu na stránce Reporty: tlačítko se šipkou dolů stáhne poslední hotový dokument a u pravidelných reportů je pod kartou reportu seznam období, kde má každý běh vlastní tlačítko ke stažení.

Co znamenají sloupce tabulky

Název: strom složek a souborů. Šipka vlevo složku rozbalí nebo sbalí.
Vytvořeno: kdy dokument vznikl. Zobrazuje se jako doba od vytvoření (například „před 2 měsíci“), po najetí myší se přepne na přesné datum a čas.
Velikost: velikost souboru v kilobajtech (KB) nebo megabajtech (MB). U složky jde o součet velikostí všeho, co je uvnitř.
Plán: u archivních dokumentů zůstává prázdný. Plán generování se nastavuje u jednotlivých reportů na stránce Reporty.
Příští spuštění: u složky Měsíční reporty ukazuje datum a čas, kdy má vzniknout další měsíční dokument, tedy třetí den po skončení měsíce v dopoledních hodinách. Ten odstup je záměrný, aby jednotlivé sítě stihly dopočítat kompletní čísla. U ostatních řádků zůstává sloupec prázdný.
Akce: ikony pro práci s dokumentem, popsané níže.

Stavy běhu, které znáte ze stránky Reporty (Čeká na spuštění, Generuje se, Ke stažení, Chyba), archiv neukazuje. Průběh generování se sleduje u jednotlivých reportů; v archivu jsou už jen dokumenty, které vznikly.

Jak v archivu hledat a řadit

Kliknutím na název sloupce tabulku seřadíte. Ve výchozím stavu jsou nahoře nejnovější dokumenty podle sloupce Vytvořeno.
Podrobnější výběr nabízí nabídka v záhlaví sloupce. U sloupce Vytvořeno vyfiltrujete konkrétní datum nebo rozmezí, u sloupce Velikost rozsah velikosti. Filtr zase zrušíte tlačítkem přímo v okénku filtru.
Tabulka se stránkuje po patnácti řádcích. Přepínání stránek i počet řádků na stránku najdete pod tabulkou.
Tlačítkem Sloupce nad tabulkou můžete sloupce skrývat a zase zobrazovat, tlačítkem Na celou obrazovku tabulku roztáhnete přes celé okno.

Nastavené řazení a šířky sloupců si gas pamatuje ve Vašem prohlížeči, takže při dalším otevření uvidíte archiv tak, jak jste si ho nechali.

Tlačítka Exportovat CSV, Exportovat Excel a Tisk nad tabulkou (na počítači) pracují se seznamem dokumentů, ne s dokumenty samotnými. Vyexportuje se tedy přehled toho, co v archivu je, ne obsah reportů.

Jak stáhnout hotové PDF

Rozbalte složku a najděte řádek s dokumentem.
Ve sloupci Akce klikněte na modrou ikonu se šipkou dolů (Stáhnout report).
Otevře se nová záložka prohlížeče a soubor se začne stahovat. Najdete ho tam, kam prohlížeč ukládá stažené soubory, obvykle ve složce Stažené soubory.

Sdílení odkazem

Vedle stahování je ikona řetízku Kopírovat odkaz. gas připraví odkaz přímo na tento dokument a vloží Vám ho do schránky, takže ho můžete vložit do e-mailu nebo do zprávy. Zelené hlášení Odkaz zkopírován do schránky potvrdí, že se to povedlo, a nabídne tlačítko otevřít pro rychlou kontrolu.

Odkaz otevře dokument komukoli, kdo ho dostane, a to i bez přihlášení do gasu. Posílejte ho jen lidem, kteří mají mít data k dispozici. Platnost odkazu je omezená, po několika hodinách přestane fungovat. Když ho potřebujete znovu, zkopírujte si nový.

Jinou platnost mají odkazy v e-mailech s reportem. Ty fungují zhruba tři měsíce od odeslání. Po vypršení se po kliknutí otevře přihlašovací obrazovka s upozorněním „Tento odkaz pro stažení reportu vypršel. Po přihlášení najdete report v sekci Reporty.“

Mazání dokumentů z archivu

U starších dokumentů (složky Starý generátor statistik a PDF úložiště) je ve sloupci Akce červená ikona koše Smazat report. Po kliknutí se otevře okno Smazat report s dotazem „Opravdu chcete smazat report …? Tuto akci nelze vrátit zpět.“ a smazání potvrdíte tlačítkem Smazat.

U dokumentů ve složce Měsíční reporty se ikona koše nezobrazuje, ty smazat nelze.

Smazání je nevratné, gas nemá koš, ze kterého by šel soubor obnovit. Pokud si dokument chcete ponechat, nejdřív si ho stáhněte a teprve pak mažte.

Jak dlouho dokumenty v archivu zůstávají

gas archiv sám podle stáří neuklízí. Dokument, který jednou vznikl, zůstává k dispozici, dokud ho někdo ručně nesmaže nebo dokud se nesmaže report, ke kterému patří. Vygenerované dokumenty se tedy neztrácejí po měsíci ani po roce.

Co se stane s archivem, když report smažete nebo změníte jeho nastavení

Smazání reportu na stránce Reporty (smí ho provést jen role Správce) odstraní i všechny jeho vygenerované dokumenty, data a historii běhů. Aplikace na to upozorňuje v potvrzovacím okně a akci nelze vrátit zpět. Pokud si dokumenty chcete nechat, stáhněte si je předem.
Změna nastavení reportu (název, sekce, profily, období) se projeví až v dalších bězích. Starší dokumenty se nemění, každý běh si drží podobu nastavení z doby, kdy vznikl.
Měsíčních reportů ani starších složek se mazání a úpravy Vašich reportů nedotknou, tyto dokumenty na nastavení reportů navázané nejsou.

Hotové PDF je uzavřený dokument a gas ho sám znovu nevytváří. Když nahrajete nové logo nebo změníte nastavení tisku, projeví se to až v dokumentech vytvořených potom, starší PDF zůstane s původním logem. Nahrávání loga popisuje článek Logo a nastavení tisku.

Jedna výjimka existuje. Pokud report vyšel bez některého profilu, protože jeho napojení bylo v tu chvíli přerušené, gas po obnovení napojení připraví kompletní verzi znovu. Vznikne nový dokument a původní zůstane beze změny.

Časté potíže

Report, který jsem si vytvořil, v Archivu není

Archiv obsahuje měsíční přehledy a starší dokumenty z dřívějších verzí gasu. Vlastní reporty mají hotové dokumenty přímo u sebe na stránce Reporty. Otevřete Reporty, najděte kartu s názvem reportu a stáhněte dokument tlačítkem se šipkou dolů; u pravidelných reportů je pod kartou seznam období s vlastním tlačítkem u každého běhu.

Za poslední měsíc v Měsíčních reportech nic nepřibylo

Měsíční dokument vzniká až třetí den po skončení měsíce, aby měly jednotlivé sítě čas dopočítat kompletní čísla, a připravuje se postupně v průběhu dne. Datum nejbližšího vytvoření vidíte u složky Měsíční reporty ve sloupci Příští spuštění. Pokud dokument nepřibyl ani několik dní po tomto termínu, napište na [email protected].

Stažení se nespustilo, nebo se otevřela prázdná záložka

Stahování se otevírá v nové záložce prohlížeče. Když má prohlížeč zapnuté blokování vyskakovacích oken, může ji zablokovat. Povolte pro gas otevírání oken a klikněte na ikonu stažení znovu. Pomáhá také zkusit jiný prohlížeč nebo okno bez doplňků.

Zkopírovaný odkaz na dokument už nefunguje

Platnost zkopírovaného odkazu je omezená na několik hodin, potom vyprší. Otevřete Archiv, u dokumentu klikněte znovu na ikonu řetízku a rozešlete nový odkaz. Pokud dokument potřebuje vidět člověk opakovaně, je vhodnější poslat mu rovnou stažený soubor.

Odkaz z e-mailu hlásí, že vypršel

Odkazy v e-mailech s reportem platí zhruba tři měsíce. Po vypršení Vás gas přesměruje na přihlašovací obrazovku s upozorněním, že odkaz vypršel. Přihlaste se a report si stáhněte přímo v aplikaci.

V archivu je jen složka Měsíční reporty a je prázdná

Tak vypadá archiv u zákaznického účtu, pro který zatím žádný měsíční dokument nevznikl a který nemá ani žádné starší soubory. Složka Měsíční reporty se zobrazuje vždy, i když je prázdná. První dokument v ní přibude po skončení prvního celého měsíce.

Nevím, kdo z týmu do archivu vidí

Do archivu vidí každý, kdo má přístup do daného zákaznického účtu, bez ohledu na svoji roli. Dokumenty jsou vázané na zákaznický účet, ne na uživatelský účet toho, kdo report vytvořil nebo spustil.

Kolega vidí v Archivu jiné dokumenty než já

Pravděpodobně máte každý přepnutý jiný zákaznický účet. Zkontrolujte, který zákaznický účet máte oba vybraný, a přepněte se na stejný. Po přepnutí se obsah archivu načte znovu.

Ve starším PDF je staré logo nebo chybí sekce, kterou jsem přidal

Hotové dokumenty se zpětně nepředělávají, změny nastavení i nové logo se projeví až v dokumentech vytvořených potom. Když potřebujete starší období v nové podobě, vytvořte si na stránce Reporty nový jednorázový report za dané období. Počet spuštění může být omezený tarifem.