Das Archiv ist eine Liste fertiger Dokumente im PDF-Format, die früher für Ihr Kundenkonto entstanden sind. Es ist nützlich, wenn Sie einen Report für einen älteren Zeitraum suchen, ihn einer Kollegin oder einem Kunden senden oder wissen möchten, wann die nächste monatliche Übersicht entsteht. Die Dokumente im Archiv sind abgeschlossene Dateien: Sie sehen genau so aus, wie sie an dem Tag ausgesehen haben, an dem sie entstanden sind.
Bevor Sie beginnen
Berichte müssen Teil des Abonnements Ihres Kundenkontos sein. Wenn Sie im Hauptmenü den Punkt Berichte nicht sehen, enthält Ihr Abonnement keine Berichte. Schreiben Sie über das Kontaktformular, wenn Sie sie hinzufügen möchten.
Das Archiv gehört zum Kundenkonto, nicht zu Ihnen persönlich. Jeder, der Zugriff auf das jeweilige Kundenkonto hat, sieht hinein, und alle sehen dieselben Dokumente. Wenn Sie das Kundenkonto wechseln, wird der Inhalt des Archivs durch die Dokumente des anderen Kontos ersetzt.
So gelangen Sie ins Archiv
- Klicken Sie im Hauptmenü auf Berichte.
- Klicken Sie in der Kopfzeile der Seite auf die Schaltfläche Archiv.
- Es öffnet sich eine Tabelle mit Ordnern und einzelnen Dateien. Zur Übersicht der Berichte kommen Sie über den Punkt Berichte im Hauptmenü oder mit der Zurück-Schaltfläche des Browsers zurück.
Was Sie im Archiv finden
Die Zeilen sind in Ordner gegliedert, die Sie mit einem Klick auf den Pfeil neben dem Namen aufklappen.
Monatliche Reports. Eine automatisch erstellte monatliche Übersicht für das gesamte Kundenkonto. gas erstellt sie selbst für den gerade beendeten Monat, Sie müssen sie nicht anfordern. Im Ordner befinden sich die Jahre und darin die einzelnen Monate, zum Beispiel eine Datei mit dem Namen "06 – Juni.pdf". Rechts bei diesem Ordner befindet sich ein Schalter mit der Bezeichnung Monatliche Reports per E-Mail abonnieren (die Bezeichnung erscheint, wenn Sie mit der Maus darüber fahren). Wenn Sie ihn einschalten, wird das neue monatliche Dokument an die E-Mail-Adresse Ihres Benutzerkontos geschickt. Der Schalter gilt nur für Sie, er meldet andere Teammitglieder weder an noch ab.
Alter Statistikgenerator und PDF-Speicher. Diese zwei Ordner erscheinen nur dann, wenn in Ihrem Kundenkonto solche Dateien existieren. Es sind ältere Dokumente aus früheren Versionen von gas, die gespeichert geblieben sind.
Berichte, die Sie selbst auf der Seite Berichte anlegen, werden im Archiv nicht angezeigt. Ihre fertigen Dokumente finden Sie direkt beim jeweiligen Bericht auf der Seite Berichte: Die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten lädt das letzte fertige Dokument herunter, und bei regelmäßigen Berichten befindet sich unter der Berichtskarte eine Liste der Zeiträume, in der jede Ausführung ihre eigene Schaltfläche zum Herunterladen hat.
Was die Spalten der Tabelle bedeuten
- Name: der Baum aus Ordnern und Dateien. Der Pfeil links klappt den Ordner auf oder zu.
- Erstellt: wann das Dokument entstanden ist. Angezeigt wird die Zeit seit der Erstellung (zum Beispiel "vor 2 Monaten"), beim Überfahren mit der Maus wechselt die Anzeige zum genauen Datum mit Uhrzeit.
- Größe: die Dateigröße in Kilobyte (KB) oder Megabyte (MB). Bei einem Ordner ist es die Summe der Größen aller Inhalte.
- Zeitplan: bleibt bei Archivdokumenten leer. Der Zeitplan der Generierung wird bei den einzelnen Berichten auf der Seite Berichte eingestellt.
- Nächste Ausführung: beim Ordner Monatliche Reports zeigt diese Spalte Datum und Uhrzeit, wann das nächste monatliche Dokument entstehen soll, also am dritten Tag nach Monatsende in den Vormittagsstunden. Dieser Abstand ist Absicht, damit die einzelnen Netzwerke ihre vollständigen Zahlen fertig berechnen können. Bei den übrigen Zeilen bleibt die Spalte leer.
- Aktionen: Symbole für die Arbeit mit dem Dokument, unten beschrieben.
Die Ausführungsstatus, die Sie von der Seite Berichte kennen (Wartet auf Ausführung, Wird generiert, Zum Herunterladen bereit, Fehler), zeigt das Archiv nicht. Der Verlauf der Generierung wird bei den einzelnen Berichten verfolgt; im Archiv liegen nur Dokumente, die schon entstanden sind.
So suchen und sortieren Sie im Archiv
- Mit einem Klick auf den Spaltennamen sortieren Sie die Tabelle. Standardmäßig stehen die neuesten Dokumente nach der Spalte Erstellt oben.
- Eine genauere Auswahl bietet das Menü in der Spaltenkopfzeile. Bei der Spalte Erstellt filtern Sie ein bestimmtes Datum oder einen Bereich, bei der Spalte Größe einen Größenbereich. Den Filter heben Sie mit der Schaltfläche direkt im Filterfenster wieder auf.
- Die Tabelle ist in Seiten mit jeweils fünfzehn Zeilen aufgeteilt. Das Umschalten der Seiten und die Anzahl der Zeilen pro Seite finden Sie unter der Tabelle.
- Mit der Schaltfläche Spalten über der Tabelle können Sie Spalten ausblenden und wieder anzeigen, mit der Schaltfläche Vollbild ziehen Sie die Tabelle über das ganze Fenster.
Die eingestellte Sortierung und die Spaltenbreiten merkt sich gas in Ihrem Browser, sodass Sie das Archiv beim nächsten Öffnen so sehen, wie Sie es verlassen haben.
Die Schaltflächen Exportieren CSV, Exportieren Excel und Drucken über der Tabelle (am Computer) arbeiten mit der Liste der Dokumente, nicht mit den Dokumenten selbst. Exportiert wird also eine Übersicht dessen, was im Archiv liegt, nicht der Inhalt der Berichte.
So laden Sie ein fertiges PDF herunter
- Klappen Sie den Ordner auf und suchen Sie die Zeile mit dem Dokument.
- Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das blaue Symbol mit dem Pfeil nach unten (Report herunterladen).
- Es öffnet sich ein neuer Browser-Tab und die Datei wird heruntergeladen. Sie finden sie dort, wo Ihr Browser heruntergeladene Dateien ablegt, üblicherweise im Ordner Downloads.
Teilen per Link
Neben dem Herunterladen befindet sich das Kettensymbol Link kopieren. gas erstellt einen Link direkt zu diesem Dokument und legt ihn in Ihre Zwischenablage, sodass Sie ihn in eine E-Mail oder eine Nachricht einfügen können. Die grüne Meldung Link in die Zwischenablage kopiert bestätigt, dass es geklappt hat, und bietet eine Schaltfläche zum Öffnen für eine schnelle Kontrolle.
Der Link öffnet das Dokument für jeden, der ihn bekommt, und zwar auch ohne Anmeldung in gas. Senden Sie ihn nur an Personen, die die Daten haben sollen. Die Gültigkeit des Links ist begrenzt, nach einigen Stunden funktioniert er nicht mehr. Wenn Sie ihn erneut brauchen, kopieren Sie einen neuen.
Eine andere Gültigkeit haben die Links in E-Mails mit dem Report. Diese funktionieren etwa drei Monate ab dem Versand. Nach dem Ablauf öffnet sich beim Klick der Anmeldebildschirm mit dem Hinweis "Dieser Link zum Herunterladen des Reports ist abgelaufen. Nach der Anmeldung finden Sie den Report im Bereich Berichte."
Dokumente aus dem Archiv löschen
Bei älteren Dokumenten (Ordner Alter Statistikgenerator und PDF-Speicher) befindet sich in der Spalte Aktionen das rote Papierkorbsymbol Report löschen. Nach dem Klick öffnet sich das Fenster Report löschen mit der Frage "Möchten Sie den Report … wirklich löschen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden." Das Löschen bestätigen Sie mit der Schaltfläche Löschen.
Bei Dokumenten im Ordner Monatliche Reports wird das Papierkorbsymbol nicht angezeigt, diese lassen sich nicht löschen.
Das Löschen ist endgültig, gas hat keinen Papierkorb, aus dem sich eine Datei wiederherstellen ließe. Wenn Sie ein Dokument behalten möchten, laden Sie es zuerst herunter und löschen Sie erst danach.
Wie lange die Dokumente im Archiv bleiben
gas räumt das Archiv nicht selbst nach dem Alter auf. Ein Dokument, das einmal entstanden ist, bleibt verfügbar, bis es jemand manuell löscht oder bis der Bericht gelöscht wird, zu dem es gehört. Generierte Dokumente verschwinden also weder nach einem Monat noch nach einem Jahr.
Was mit dem Archiv passiert, wenn Sie einen Bericht löschen oder seine Einstellungen ändern
- Das Löschen eines Berichts auf der Seite Berichte (nur die Rolle Administrator darf es durchführen) entfernt auch alle seine generierten Dokumente, Daten und die Ausführungshistorie. Die Anwendung weist darauf im Bestätigungsfenster hin, und die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie die Dokumente behalten möchten, laden Sie sie vorher herunter.
- Eine Änderung der Report-Einstellungen (Name, Abschnitte, Profile, Zeitraum) wirkt sich erst auf die nächsten Ausführungen aus. Ältere Dokumente ändern sich nicht, jede Ausführung behält die Form der Einstellungen aus der Zeit ihrer Entstehung.
- Monatliche Reports und ältere Ordner sind von Löschungen und Änderungen Ihrer Berichte nicht betroffen, diese Dokumente sind nicht an die Report-Einstellungen gebunden.
Ein fertiges PDF ist ein abgeschlossenes Dokument, und gas erstellt es nicht von selbst neu. Wenn Sie ein neues Logo hochladen oder die Druckeinstellungen ändern, zeigt sich das erst in den danach erstellten Dokumenten, ältere PDFs bleiben mit dem ursprünglichen Logo. Das Hochladen des Logos beschreibt der Artikel Logo und Druckeinstellungen.
Eine Ausnahme gibt es. Wenn ein Report ohne ein Profil erschienen ist, weil seine Verbindung in diesem Moment unterbrochen war, erstellt gas nach dem erneuten Verbinden die vollständige Version neu. Es entsteht ein neues Dokument, und das ursprüngliche bleibt unverändert.
Häufige Probleme
Der Bericht, den ich erstellt habe, ist nicht im Archiv
Das Archiv enthält monatliche Übersichten und ältere Dokumente aus früheren Versionen von gas. Eigene Berichte haben ihre fertigen Dokumente direkt bei sich auf der Seite Berichte. Öffnen Sie Berichte, suchen Sie die Karte mit dem Namen des Berichts und laden Sie das Dokument mit der Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten herunter; bei regelmäßigen Berichten befindet sich unter der Karte eine Liste der Zeiträume mit einer eigenen Schaltfläche bei jeder Ausführung.
Für den letzten Monat ist bei Monatliche Reports nichts hinzugekommen
Das monatliche Dokument entsteht erst am dritten Tag nach Monatsende, damit die einzelnen Netzwerke Zeit haben, ihre vollständigen Zahlen fertig zu berechnen, und es wird im Laufe des Tages nach und nach erstellt. Das Datum der nächsten Erstellung sehen Sie beim Ordner Monatliche Reports in der Spalte Nächste Ausführung. Wenn auch einige Tage nach diesem Termin kein Dokument hinzugekommen ist, schreiben Sie über das Kontaktformular.
Der Download hat nicht gestartet oder es hat sich ein leerer Tab geöffnet
Der Download öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. Wenn im Browser das Blockieren von Pop-up-Fenstern eingeschaltet ist, kann er ihn blockieren. Erlauben Sie für gas das Öffnen von Fenstern und klicken Sie erneut auf das Download-Symbol. Es hilft auch, einen anderen Browser oder ein Fenster ohne Erweiterungen zu probieren.
Der kopierte Link zum Dokument funktioniert nicht mehr
Die Gültigkeit des kopierten Links ist auf einige Stunden begrenzt, danach läuft er ab. Öffnen Sie das Archiv, klicken Sie beim Dokument erneut auf das Kettensymbol und versenden Sie einen neuen Link. Wenn eine Person das Dokument wiederholt ansehen muss, ist es sinnvoller, ihr direkt die heruntergeladene Datei zu senden.
Der Link aus der E-Mail meldet, dass er abgelaufen ist
Die Links in E-Mails mit dem Report gelten etwa drei Monate. Nach dem Ablauf leitet gas Sie zum Anmeldebildschirm mit dem Hinweis, dass der Link abgelaufen ist. Melden Sie sich an und laden Sie den Report direkt in der Anwendung herunter.
Im Archiv gibt es nur den Ordner Monatliche Reports und er ist leer
So sieht das Archiv bei einem Kundenkonto aus, für das noch kein monatliches Dokument entstanden ist und das auch keine älteren Dateien hat. Der Ordner Monatliche Reports wird immer angezeigt, auch wenn er leer ist. Das erste Dokument kommt darin nach dem Ende des ersten vollen Monats hinzu.
Ich weiß nicht, wer aus dem Team das Archiv sehen kann
Ins Archiv sieht jeder, der Zugriff auf das jeweilige Kundenkonto hat, unabhängig von seiner Rolle. Die Dokumente sind an das Kundenkonto gebunden, nicht an das Benutzerkonto der Person, die den Bericht erstellt oder ausgeführt hat.
Ein Kollege sieht im Archiv andere Dokumente als ich
Wahrscheinlich haben Sie beide ein anderes Kundenkonto ausgewählt. Prüfen Sie, welches Kundenkonto Sie beide ausgewählt haben, und wechseln Sie zum gleichen. Nach dem Wechsel wird der Inhalt des Archivs neu geladen.
In einem älteren PDF ist das alte Logo oder es fehlt ein Abschnitt, den ich hinzugefügt habe
Fertige Dokumente werden nicht nachträglich neu erstellt, Änderungen der Einstellungen und ein neues Logo zeigen sich erst in den danach erstellten Dokumenten. Wenn Sie einen älteren Zeitraum in der neuen Form benötigen, erstellen Sie auf der Seite Berichte einen neuen einmaligen Bericht für diesen Zeitraum. Die Anzahl der Ausführungen kann durch das Abonnement begrenzt sein.
Beim Dokument fehlt das Papierkorbsymbol
Dokumente im Ordner Monatliche Reports lassen sich nicht löschen, deshalb gibt es bei ihnen kein Papierkorbsymbol. Löschen lassen sich nur ältere Dokumente in den Ordnern Alter Statistikgenerator und PDF-Speicher.
Auf dem Telefon lässt sich das Archiv schlecht bedienen
Das Archiv wird auch auf dem Telefon als Tabelle angezeigt, die man seitlich verschieben muss, und die Schaltflächen für Export und Druck werden auf einem kleinen Display nicht angezeigt. Für eine bequemere Arbeit mit dem Archiv verwenden Sie einen Computer oder ein Tablet.
Ich sehe den Punkt Berichte im Menü überhaupt nicht
Berichte sind Teil des Abonnements des Kundenkontos. Wenn Ihr Kundenkonto sie nicht enthält, wird der Punkt im Hauptmenü nicht angezeigt und das Archiv ist nicht verfügbar. Schreiben Sie über das Kontaktformular, wenn Sie Ihr Abonnement erweitern möchten.