Wenn gas einen Bericht fertiggestellt hat, verschickt er ihn automatisch an die Personen, die der Autor beim Bericht ausgewählt hat. Die Zustellung hat zwei Formen: eine Benachrichtigung direkt in der Anwendung unter dem Glockensymbol und eine E-Mail mit einem Link zum Herunterladen des PDFs. Dieser Artikel beschreibt, wie die Empfänger eingestellt werden, was sie genau erhalten und wie jedes Teammitglied sein eigenes Abonnement anpassen oder ganz abschalten kann.
Bevor Sie beginnen
- Die Empfänger legt derjenige fest, der den Bericht anlegt oder bearbeitet. Dafür benötigen Sie die Rolle Administrator oder Benutzer. Die Rolle Betrachter kann den Bericht ansehen und herunterladen, die Einstellungen aber nicht ändern.
- Die Empfängerliste ist nur bei einem Bericht sinnvoll, der automatisch nach Zeitplan generiert wird. Bei einem einmaligen Bericht wird nichts verschickt, das beschreiben wir weiter unten in einem eigenen Abschnitt.
- In die Empfängerliste lassen sich nur Benutzerkonten auswählen, die zum selben Kundenkonto gehören wie der Bericht und die eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Eine externe Person, die kein Konto in gas hat, können Sie nicht in die Liste eintragen. Die Lösung finden Sie im Abschnitt Empfänger ohne Konto in gas.
Vorgehen: Empfänger zu einem Bericht hinzufügen
- Öffnen Sie im linken Menü Berichte.
- Klicken Sie auf den Bericht, den Sie bearbeiten möchten, oder legen Sie einen neuen an.
- Wählen Sie im Feld Ausführungstyp die Option Automatisch und stellen Sie den Zeitplan ein (Wöchentlich, Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich). Die Karte mit den Empfängern erscheint nur bei automatisch generierten Berichten.
- Scrollen Sie nach unten zur Karte E-Mail-Zustellung.
- Wählen Sie im Feld Empfänger eine der beiden Möglichkeiten. Alle Benutzerkonten des Kunden bedeutet, dass alle Teammitglieder des jeweiligen Kundenkontos den Bericht erhalten, auch diejenigen, die Sie erst später ins Team einladen. Ausgewählte Benutzerkonten bedeutet, dass nur die Personen den Bericht erhalten, die Sie ankreuzen.
- Wenn Sie Ausgewählte Benutzerkonten gewählt haben, kreuzen Sie in der Liste Benutzerkonten diejenigen an, die den Bericht erhalten sollen. Bei jedem sind Name und E-Mail-Adresse angegeben. Sie müssen mindestens eine Person auswählen, sonst lässt sich die Einstellung nicht speichern.
- Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Die Karte heißt E-Mail-Zustellung, die Auswahl der Empfänger steuert aber gleichzeitig auch, wem der fertige Bericht mit einer Benachrichtigung innerhalb der Anwendung angezeigt wird.
Was danach passiert
Ein automatischer Bericht wird immer am dritten Tag nach Ende des beobachteten Zeitraums generiert, nach neun Uhr morgens. Diese Verzögerung ist beabsichtigt: Plattformen wie Facebook oder Google berechnen die Zahlen der letzten Tage noch nachträglich, der Bericht entsteht also erst dann, wenn die Daten vollständig sind.
Sobald das PDF fertig ist, verschickt gas es auf zwei Wegen gleichzeitig:
- Benachrichtigung in der Anwendung. Jedem Empfänger erscheint unter dem Glockensymbol in der rechten obere Ecke die Benachrichtigung "Bericht bereit" mit dem Namen des Berichts. Mit einem Klick darauf wird das PDF heruntergeladen. Dieser Weg setzt voraus, dass Sie in gas angemeldet sind.
- E-Mail. Der Empfänger erhält eine Nachricht an die Adresse, mit der er sich in gas anmeldet. Der Betreff lautet "Bericht bereit" mit dem Namen des Berichts, im Text stehen der Name des Kundenkontos, der beobachtete Zeitraum und die Schaltfläche PDF herunterladen.
Der Link in der E-Mail funktioniert auch ohne Anmeldung und ist etwa drei Monate ab dem Versand gültig. Wenn Sie ihn später öffnen, leitet gas Sie auf den Anmeldebildschirm weiter und Sie laden den Bericht aus dem Archiv herunter.
Fertige PDFs bleiben in der Anwendung im Bereich Berichte auf der Registerkarte Archiv, von wo Sie sie jederzeit erneut herunterladen können.
Leiten Sie die E-Mail mit dem Bericht besser nicht weiter. Der Download-Link darin funktioniert ohne Anmeldung, das PDF kann also jeder öffnen, dem der Link in die Hände fällt. Wenn Sie einen Bericht weitergeben möchten, laden Sie das PDF aus dem Archiv herunter und senden Sie es als Anhang.
Ein einmaliger Bericht wird an niemanden verschickt
Wenn ein Bericht im Feld Ausführungstyp den Wert Einmalig hat, erscheint die Karte E-Mail-Zustellung überhaupt nicht und gas versendet keine E-Mails. Die Benachrichtigung in der Anwendung erhält nur diejenige Person, die die Generierung gestartet hat, als Bestätigung, dass sie fertig ist. Wenn Sie einen solchen Bericht an Kollegen senden möchten, laden Sie das PDF im Bereich Berichte auf der Registerkarte Archiv herunter und versenden Sie es selbst. Soll der Bericht regelmäßig an das Team gehen, stellen Sie ihn auf Automatisch um und wählen Sie die Empfänger.
Sprache der E-Mail und Sprache des Dokuments
Die E-Mail über einen fertigen Bericht kommt immer in der Sprache des Empfängers, also in der Sprache, die die jeweilige Person unter Einstellungen → Benutzerprofil → Profil im Feld Sprache eingestellt hat. Das Dokument selbst ist dagegen in jener Sprache, in der der Bericht gespeichert wurde: gas merkt sich beim Speichern die Sprache der Oberfläche derjenigen Person, die die Einstellungen des Berichts als Letzte gespeichert hat. Ein Kollege, dessen Anwendung auf Deutsch umgestellt ist, kann also eine deutsche E-Mail mit einem tschechischen PDF erhalten. Wenn Sie die Sprache des Dokuments ändern möchten, stellen Sie die Sprache der Anwendung auf die gewünschte um, öffnen Sie den Bericht und klicken Sie erneut auf Einstellungen speichern.
Wer über die Zustellung entscheidet
Die Zustellung bestimmen zwei voneinander unabhängige Ebenen, die man nicht verwechseln sollte:
- Der Autor des Berichts bestimmt, wem der Bericht zugehen darf. Mit der Auswahl in der Karte E-Mail-Zustellung stellt er die Empfängerliste zusammen. Das ist der größtmögliche Personenkreis.
- Jeder Empfänger entscheidet selbst, ob er die E-Mails haben will. Im Benutzerprofil kann er sich von einem einzelnen Bericht abmelden oder Report-E-Mails ganz abschalten. Der Autor kann diese Entscheidung nicht übergehen: Er sieht die abgemeldete Person zwar in der Empfängerliste, eine E-Mail kann an sie aber nicht hinausgehen.
Erkennungsmerkmal ist ein Hinweis direkt im Berichtseditor: In der Ankreuzliste Benutzerkonten steht bei einer abgemeldeten Person die Notiz "aktuell von Report-E-Mails abgemeldet".
Eigene Einstellung der Report-Abonnements
Jedes Benutzerkonto hat eine eigene Übersicht der automatischen Berichte, für die es angemeldet ist, und kann sich von jedem davon abmelden.
- Klicken Sie auf Einstellungen, dann auf Benutzerprofil und wählen Sie Report-Abonnements.
- In der Tabelle sehen Sie alle automatischen Berichte aus allen Kundenkonten, zu denen Sie Zugriff haben. Bei jedem sind das Kundenkonto, der Name des Berichts und der Zeitplan angegeben.
- Klicken Sie in der Spalte mit den Aktionen auf das Glockensymbol. Bei einem Bericht, den Sie gerade abonniert haben, ist es grün und die Schaltfläche bietet Abbestellen an. Bei einem abgemeldeten Bericht ist die Glocke durchgestrichen und die Schaltfläche bietet Abonnieren an.
- Die Auswahl wird sofort gespeichert, Sie müssen nichts bestätigen.
Die Abmeldung betrifft immer nur einen konkreten Bericht und nur die E-Mail. Die Benachrichtigung unter der Glocke in der Anwendung kommt weiterhin.
Abmelden können Sie sich auch direkt aus einer erhaltenen E-Mail, ohne sich anmelden zu müssen: In der Fußzeile der Nachricht steht der Link Verwaltung des E-Mail-Abonnements dieses Reports, der eine Seite mit einer einzigen Schaltfläche Abbestellen öffnet. Dieselbe Funktion bieten auch manche E-Mail-Programme mit einer eigenen Schaltfläche zum Abbestellen am Kopf der Nachricht. Wieder anmelden können Sie sich über denselben Link oder in der Übersicht Report-Abonnements.
Alle Report-E-Mails auf einmal abschalten
Wenn Sie überhaupt keine Report-E-Mails erhalten möchten, aus keinem Kundenkonto, schalten Sie sie mit einem Schalter ab:
- Öffnen Sie Einstellungen → Benutzerprofil → Benachrichtigungen.
- Suchen Sie die Gruppe Berichte.
- Entfernen Sie das Häkchen bei E-Mail. Damit kommen keine E-Mails über fertige Berichte mehr, aus keinem Kundenkonto.
- Das Feld In-App steuert die Benachrichtigungen unter der Glocke. Wenn Sie das Häkchen entfernen, verschwinden auch diese.
Die Bestätigung über einen eigenen, einmalig gestarteten Bericht erhalten Sie in der Anwendung auch dann, wenn die Gruppe Berichte abgeschaltet ist. Das ist die Antwort auf eine Aktion, die Sie selbst gerade gestartet haben, kein Rundversand.
Empfänger ohne Konto in gas
Empfänger eines Berichts kann nur ein Benutzerkonto sein, das zum jeweiligen Kundenkonto gehört und eine E-Mail-Adresse hat. Einen Kunden, einen Agenturpartner oder eine andere externe Person können Sie nicht in die Empfängerliste eintragen. Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Laden Sie die Person als Betrachter in das Kundenkonto ein. Laden Sie sie unter Einstellungen → Kundenkonto → Nutzer per E-Mail ein und weisen Sie ihr die Rolle Betrachter zu. Diese erlaubt es, Daten anzusehen und Berichte herunterzuladen, aber nichts zu ändern. Sobald die Einladung angenommen ist, erscheint die Person in der Empfängerauswahl und erhält den Bericht automatisch. Das Einladen von Nutzern beschreibt der Artikel Nutzer und Rollen.
- Senden Sie das PDF selbst. Laden Sie den fertigen Bericht im Bereich Berichte auf der Registerkarte Archiv herunter und hängen Sie ihn an Ihre eigene E-Mail an. Leiten Sie deshalb nicht den Link aus der E-Mail von gas weiter, siehe Warnung oben.
Häufige Probleme
Der Bericht ist gar nicht angekommen, weder per E-Mail noch in der Anwendung
Prüfen Sie zuerst, ob er überhaupt generiert wurde: Öffnen Sie Berichte und sehen Sie sich den Status des Berichts und die Spalte mit der nächsten Ausführung an. Ein automatischer Bericht entsteht erst am dritten Tag nach Ende des Zeitraums, kurz nach Monatsende muss er also noch nicht existieren. Wenn ein Bericht fehlt oder unvollständig ist, damit befasst sich der Artikel Wenn ein Bericht fehlt oder unvollständig ist.
Der Bericht wurde generiert, aber die E-Mail kam nicht
Prüfen Sie drei Stellen in dieser Reihenfolge:
- Stehen Sie auf der Empfängerliste? Öffnen Sie den Bericht und prüfen Sie in der Karte E-Mail-Zustellung, ob Sie angekreuzt sind. Die Änderung darf nur ein Administrator oder Benutzer vornehmen.
- Sind Sie nicht vom Abonnement abgemeldet? Sehen Sie unter Einstellungen → Benutzerprofil → Report-Abonnements nach, ob die Glocke beim Bericht grün ist.
- Haben Sie Report-E-Mails nicht generell abgeschaltet? Unter Einstellungen → Benutzerprofil → Benachrichtigungen muss die Gruppe Berichte das Häkchen bei E-Mail haben.
Wenn alles in Ordnung ist und die E-Mail trotzdem nicht angekommen ist, prüfen Sie den Spam-Ordner und schreiben Sie dann über das Kontaktformular. Geben Sie den Namen des Berichts, das Kundenkonto und den betroffenen Zeitraum an.
Der Bericht kam nur bei einigen Personen im Team an
Meist deshalb, weil der Bericht im Feld Empfänger den Wert Ausgewählte Benutzerkonten hat und die übrigen Personen in der Liste nicht angekreuzt sind. Die zweite häufige Ursache: Der fehlende Empfänger hat sich selbst vom Abonnement abgemeldet, was Sie an der Notiz "aktuell von Report-E-Mails abgemeldet" bei seinem Namen im Berichtseditor erkennen. In diesem Fall können Sie die Einstellung nicht für ihn ändern, die Abmeldung kann nur er selbst in seinem Profil aufheben.
Kollegen haben einen Bericht nicht erhalten, den ich einmalig gestartet habe
Eine einmalige Generierung verschickt an niemanden etwas, die Benachrichtigung erhält nur diejenige Person, die sie gestartet hat. Laden Sie entweder das PDF auf der Registerkarte Archiv herunter und senden Sie es selbst an die Kollegen, oder stellen Sie den Bericht im Feld Ausführungstyp auf Automatisch um, wählen Sie den Zeitplan und ergänzen Sie die Empfänger.
Die E-Mail mit dem Bericht landet im Spam
Nehmen Sie die Adresse info@gas-online.cz in die Liste vertrauenswürdiger Absender auf oder bitten Sie den Administrator der Firmenpost darum. Es hilft auch, die Nachricht im Spam-Ordner als "kein Spam" zu markieren, damit sie das nächste Mal im Postfach zugestellt wird. Bis dahin können Sie den Bericht jederzeit im Bereich Berichte auf der Registerkarte Archiv herunterladen.
Die Empfängerauswahl ist leer und es leuchtet eine orange Warnung
Die Meldung "Für geplante Reports ist kein Benutzerkonto des Kunden mit E-Mail-Adresse verfügbar" bedeutet, dass es beim Kundenkonto niemanden gibt, an den der Bericht gehen könnte. Laden Sie unter Einstellungen → Kundenkonto → Nutzer mindestens eine Person in das Kundenkonto ein und kehren Sie dann zum Bericht zurück.
In den Berichtseinstellungen sehe ich keine Karte mit Empfängern
Die Karte E-Mail-Zustellung erscheint nur dann, wenn der Ausführungstyp auf Automatisch gesetzt ist. Bei einem einmaligen Bericht fehlt sie absichtlich, weil er an niemanden verschickt wird.
Das Speichern geht nicht, es meldet, dass ich einen Empfänger auswählen soll
Die Meldung "Wählen Sie mindestens einen Empfänger aus" erscheint, wenn die Option Ausgewählte Benutzerkonten gewählt ist und dabei niemand angekreuzt ist. Kreuzen Sie entweder eine Person an oder stellen Sie im Feld Empfänger auf Alle Benutzerkonten des Kunden um.
Ich möchte mich von den eingehenden Berichten abmelden
Öffnen Sie Einstellungen → Benutzerprofil → Report-Abonnements und klicken Sie beim betreffenden Bericht auf die Glocke, die Schaltfläche bietet Abbestellen an. Der schnellere Weg führt direkt aus der erhaltenen E-Mail über den Link Verwaltung des E-Mail-Abonnements dieses Reports in deren Fußzeile.
Ich habe mich versehentlich abgemeldet und möchte die Berichte zurück
Klicken Sie unter Einstellungen → Benutzerprofil → Report-Abonnements beim Bericht auf die durchgestrichene Glocke, die Schaltfläche bietet Abonnieren an. Das Abonnement gilt ab dem nächsten generierten Bericht, rückwirkend wird nichts nachversandt. Den Bericht für den inzwischen abgelaufenen Zeitraum laden Sie auf der Registerkarte Archiv herunter.
Der Download-Link in der E-Mail funktioniert nicht mehr
Der Link ist etwa drei Monate ab dem Versand des Berichts gültig. Nach dem Ablauf leitet gas Sie auf den Anmeldebildschirm weiter. Melden Sie sich an, den Bericht finden Sie dann im Bereich Berichte auf der Registerkarte Archiv.
Die Benachrichtigung unter der Glocke erscheint nicht, die E-Mail kommt
Prüfen Sie Einstellungen → Benutzerprofil → Benachrichtigungen: Bei der Gruppe Berichte muss das Häkchen bei In-App gesetzt sein. Prüfen Sie auch den Hauptschalter Alle Benachrichtigungen im oberen Teil der Seite, denn wenn er ausgeschaltet ist, sind alle Gruppen auf einmal abgeschaltet.
Berichte gehen auch an eine Person, die bei uns aufgehört hat
Die Empfänger werden immer aus der aktuellen Liste der Mitglieder des Kundenkontos ausgewählt. Wenn ein Administrator die betreffende Person unter Einstellungen → Kundenkonto → Nutzer entfernt, hören die Berichte von selbst auf, auch wenn sie in den Berichtseinstellungen angekreuzt geblieben ist.
Ein neuer Kollege erhält die Berichte nicht
Wenn ein Bericht im Feld Empfänger den Wert Ausgewählte Benutzerkonten hat, werden neu eingeladene Teammitglieder nicht von selbst in die Liste aufgenommen. Öffnen Sie den Bericht und kreuzen Sie den neuen Kollegen an, oder stellen Sie auf Alle Benutzerkonten des Kunden um, wo die Empfänger automatisch ergänzt werden.
Die E-Mail ist auf Deutsch, das PDF kam aber in einer anderen Sprache
So soll es sein: Die E-Mail richtet sich nach der Sprache des Empfängers, das Dokument nach der Sprache, in der der Bericht gespeichert wurde. Das Vorgehen zum Ändern der Dokumentsprache steht oben im Abschnitt Sprache der E-Mail und Sprache des Dokuments.