Geplante Generierung bedeutet, dass gas den PDF-Report selbst erstellt: immer nach Ende des gewählten Zeitraums, am gleichen Tag und zur gleichen Stunde, und ihn per E-Mail an die Personen versendet, die Sie festlegen. Das ist überall dort nützlich, wo Sie den Report regelmäßig an Kunden oder an die Geschäftsführung senden und im Voraus wissen möchten, wann er fertig ist.
Bevor Sie beginnen
- Reports müssen Teil des Tarifs Ihres Kundenkontos sein. Sie erkennen das daran, dass Sie im linken Menü den Punkt Berichte sehen.
- Einen Report dürfen die Rollen Administrator und Benutzer anlegen und ändern. Die Rolle Betrachter kann einen fertigen Report nur öffnen und herunterladen.
- Die Liste der Empfänger kann nur der Administrator laden. In der Rolle Benutzer werden bei einem automatischen Report die Empfänger nicht geladen und die Einstellungen lassen sich nicht speichern, deshalb richtet die Planung üblicherweise der Administrator des Kundenkontos ein.
- Profile und Werbekonten, aus denen der Report Daten ziehen soll, müssen unter Einstellungen → Kundenkonto → Verknüpfte Konten verbunden sein.
- Woraus sich ein Report zusammensetzt, beschreiben die Artikel Report Schritt für Schritt erstellen und Report-Abschnitte und ihr Inhalt.
Vorgehen
- Öffnen Sie im linken Menü Berichte.
- Klicken Sie oben rechts auf Neue Einstellung. Wenn Sie den Plan bei einem bereits vorhandenen automatischen Report ändern möchten, klicken Sie bei diesem in der Zeile auf das Stiftsymbol.
- Füllen Sie den Report-Name aus. Unter diesem Namen sehen Sie den Report in der Liste und im Betreff der E-Mail.
- Wählen Sie im Feld Ausführungstyp die Option Automatisch.
- Wählen Sie im Feld Zeitplan die Option Wöchentlich, Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich.
- Wenn Sie den ersten Report sofort haben möchten und nicht auf das Ende des laufenden Zeitraums warten wollen, aktivieren Sie Vorherigen Zeitraum einbeziehen.
- Wählen Sie in der Karte E-Mail-Zustellung beim Feld Empfänger entweder Alle Benutzerkonten des Kunden oder Ausgewählte Benutzerkonten und danach die konkreten Benutzerkonten.
- Stellen Sie darunter den Inhalt des Reports zusammen: Abschnitte, Titelseite und Layout.
- Klicken Sie unten auf Einstellungen speichern.
Wann genau der Report entsteht
Der Report wird immer für einen abgeschlossenen Kalenderzeitraum berechnet und startet am dritten Tag nach dessen Ende um 9:00 Uhr morgens. Die drei Tage Abstand sind Absicht: Soziale Netzwerke und Werbesysteme berechnen die Zahlen der letzten Tage mit Verzögerung nach, ein früher erstellter Report würde also niedrigere Werte zeigen, als am Ende gelten. An dieselbe Regel erinnert auch der Satz unter den Einstellungen: "Der Report wird immer nach 9 Uhr am dritten Tag nach Ende des Zeitraums generiert."
| Zeitplan | Zeitraum, den der Report abdeckt | Wann er generiert wird |
|---|---|---|
| Wöchentlich | Montag bis Sonntag | am Mittwoch nach Ende der Woche um 9:00 |
| Monatlich | ganzer Kalendermonat | am 3. Tag des folgenden Monats um 9:00 |
| Quartalsweise | Januar bis März, April bis Juni, Juli bis September, Oktober bis Dezember | 3. April, 3. Juli, 3. Oktober und 3. Januar um 9:00 |
| Jährlich | 1. Januar bis 31. Dezember | 3. Januar um 9:00 |
Die Zeiten gelten in tschechischer Zeit. Damit nicht alle Reports in derselben Sekunde starten, verteilt gas sie über ein Fenster von einer halben Stunde, die Läufe starten also zwischen 9:00 und 9:30.
Das Datum der nächsten Ausführung sehen Sie bei jedem automatischen Report in der Liste Berichte in der Spalte Nächster Lauf.
Das Aktivieren von Vorherigen Zeitraum einbeziehen bedeutet, dass gas kurz nach dem Speichern noch einen zusätzlichen Report generiert, und zwar für den letzten Zeitraum, dessen Generierungstermin schon vorbei ist. Dieser Report zählt genauso wie jeder andere in das Jahreslimit für Reports.
Was danach passiert
Den Verlauf verfolgen Sie in der Liste Berichte, wo ein automatischer Report seine Zeile in der Tabelle Automatische Berichte hat. In der Spalte Status steht ein Label:
- Bereit zum Starten: Die Einstellungen sind gespeichert und es wird auf den Generierungstermin gewartet.
- Wird generiert: Der Lauf ist in der Warteschlange oder wird gerade verarbeitet, in der Zeile läuft eine Fortschrittsanzeige. Der Status wechselt von selbst, Sie müssen die Seite nicht manuell neu laden.
- Zum Herunterladen bereit: Mindestens ein Zeitraum ist fertig und das PDF ist bereit.
- Fehler: Der letzte Lauf ist fehlgeschlagen. Der Grund und die Schaltfläche Erneut versuchen stehen direkt in der Zeile.
- Abgebrochen: Der Lauf endete, bevor er fertig werden konnte.
Das Label beschreibt den Report als Ganzes, nicht einen einzelnen Lauf. Sobald mindestens ein fertiges PDF existiert, bleibt das Label auf Zum Herunterladen bereit, selbst wenn ein späterer Zeitraum nicht geklappt hat.
In der Spalte Letzte Ausgabe stehen der Zeitraum des letzten fertigen PDFs, das Datum der Generierung und die Größe der Datei; die Schaltfläche in der Zeile lädt es herunter. Mit dem Pfeil links vom Namen klappen Sie den Report auf und sehen sechs letzte Zeiträume als Kacheln, jede mit eigenem Herunterladen. Eine neue Ausgabe, die Sie noch nicht gesehen haben, ist mit dem Label neu gekennzeichnet.
Ältere Zeiträume finden Sie über den Link Alle N Zeiträume anzeigen, der das seitliche Panel Zeitraumverlauf mit allen Läufen nach Jahren gruppiert öffnet, mit einem Feld zum Filtern der Zeiträume und mit der Möglichkeit, das PDF herunterzuladen oder einen Link darauf zu kopieren.
Die Empfänger erhalten außerdem:
- eine E-Mail mit dem Betreff "Report bereit: Name des Reports" und der Schaltfläche PDF herunterladen,
- eine Benachrichtigung direkt in der App, also über das Glockensymbol in der Kopfzeile.
Die Generierung selbst dauert üblicherweise einige Minuten. Nach den Betriebsdaten sind die meisten Läufe innerhalb von fünf Minuten und praktisch alle innerhalb einer Stunde fertig. Ein umfangreicher Report mit vielen Profilen und mit Vorschauen von Beiträgen dauert länger als eine kurze Übersicht.
Wenn ein Lauf fehlschlägt
Ein geplanter Lauf wird selbst wiederholt, bis zu sechsmal, mit immer längerer Pause: 15 Minuten, 30 Minuten, eine Stunde, zwei Stunden, vier Stunden. Einen kurzen Ausfall übersteht der Report also und er wird meist noch am selben Tag fertig, nur ein paar Stunden später. Die E-Mail geht erst nach erfolgreichem Abschluss raus, Sie erhalten also niemals einen unfertigen Report.
Wenn auch der letzte Versuch fehlschlägt, bleibt der Zeitraum ohne PDF und die E-Mail kommt nicht an. Das Scheitern sehen Sie direkt in der Zeile des Reports samt Grund und in der Rolle Administrator können Sie den Lauf mit der Schaltfläche Erneut versuchen wiederholen; bei einem älteren Zeitraum steht dieselbe Schaltfläche im Panel Zeitraumverlauf. Wenn auch der wiederholte Lauf nicht klappt, erstellen Sie einen einmaligen Report für denselben Zeitraum, das Vorgehen steht im letzten Absatz des Abschnitts Häufige Probleme.
Sobald ein späterer Lauf erfolgreich ist, löscht gas die Einträge über frühere fehlgeschlagene Versuche desselben Reports und das Label Fehler verschwindet.
Plan ändern und deaktivieren
- Klicken Sie in der Liste Berichte beim automatischen Report auf das Stiftsymbol.
- Ändern Sie, was Sie brauchen: Zeitplan, Empfänger, Abschnitte, Titelseite oder Layout.
- Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Die Änderung gilt für die nächste Generierung. Ein Lauf verwendet immer die Einstellungen, die in dem Moment gelten, in dem er startet, eine jederzeit vor dem Generierungstermin vorgenommene Anpassung wirkt sich also vollständig auf den nächsten Report aus. Rückwirkend wird nichts neu berechnet: Bereits generierte PDFs bleiben in der ursprünglichen Form zum Herunterladen verfügbar.
Die Planung deaktivieren Sie, indem Sie den Report im Feld Ausführungstyp auf Einmalig umstellen, einen Zeitraum wählen und speichern. Weitere automatische Läufe entstehen dann nicht mehr. Rechnen Sie mit zwei Folgen: Das Speichern eines einmaligen Reports startet gleich eine Generierung für den gewählten Zeitraum, und ein einmaliger Report hat in der Liste kein Stiftsymbol mehr, den Plan würden Sie also erst in seiner Kopie einschalten. Eine Kopie erstellen Sie im Menü Aktionen unter dem Symbol mit den drei Punkten.
Die zweite Möglichkeit ist, den Report zu löschen, was nur der Administrator darf. Das Löschen ist ebenfalls im Menü Aktionen. Mit dem Löschen verschwinden auch alle generierten PDFs und die gesamte Historie, und verbrauchte Reports werden nicht in das Jahreslimit zurückgegeben.
Häufige Probleme
Der Report kam am üblichen Tag nicht an
Öffnen Sie die Liste Berichte, klappen Sie den Report mit dem Pfeil links vom Namen auf und schauen Sie, ob der gesuchte Zeitraum dabei ist; bei älteren Zeiträumen nutzen Sie das Panel Zeitraumverlauf. Wenn der Zeitraum da ist, hat die Generierung stattgefunden und das Problem liegt bei der Zustellung: Prüfen Sie den Spam-Ordner und die Einstellungen des Abonnements (siehe unten). Wenn der Zeitraum fehlt, wurde der Lauf nicht abgeschlossen, mehr dazu im Abschnitt Wenn ein Lauf fehlschlägt.
Das Label Wird generiert leuchtet mehrere Stunden
Der Lauf wartet in der Warteschlange oder wird nach einem Fehler mit einem Abstand wiederholt, der sich mit jedem Versuch auf bis zu vier Stunden verlängert. Lassen Sie den Report durchlaufen, meist wird er am selben Tag fertig. Wenn der Status auch am nächsten Tag anhält, wenden Sie sich an den Support.
Im Report fehlt ein ganzer Abschnitt
Das Profil oder das Werbekonto, aus dem der Abschnitt Daten zieht, hat keine aktive Verbindung: Es wurde vom Kundenkonto getrennt, es ist zum Löschen vorgesehen, oder die Anmeldung bei der Plattform ist abgelaufen. gas lässt einen solchen Abschnitt weg, damit der Rest des Reports rechtzeitig ankommt, und ergänzt auf der letzten Seite des PDFs die Übersicht Übersprungene Profile mit dem Namen des Profils, dem Netzwerk und dem Grund. Gleichzeitig kommt die Benachrichtigung "Report ... hat ein getrenntes Profil übersprungen". Sie beheben das, indem Sie die Verbindung unter Einstellungen → Kundenkonto → Verknüpfte Konten erneuern.
Nach dem Erneuern der Verbindung möchte ich den Report vollständig
Sie müssen nichts tun. Sobald das Profil wieder verbunden ist, generiert gas den Report für den betroffenen Zeitraum selbst erneut, diesmal vollständig, und verbraucht dafür keinen weiteren Report aus dem Jahreslimit. Die Empfänger erhalten die Benachrichtigung "Report ... wurde ergänzt und neu generiert". Bei Profilen von Facebook und Instagram wird gewartet, bis die Historie nachberechnet ist, die Ergänzung kann also mit Verzögerung kommen.
Der Report kam überhaupt nicht an und die Profile sind getrennt
Wenn nach dem Auslassen der getrennten Profile kein inhaltlicher Abschnitt im Report übrig bleibt, erstellt gas kein leeres PDF und der Lauf endet mit einem Fehler. Stellen Sie die Verbindung der Profile wieder her, dann wird der Report zum nächsten Termin generiert.
Der Abschnitt ist im Report, enthält aber keine Zahlen
Das Profil ist korrekt verbunden, hat aber für den betreffenden Zeitraum nichts zu zeigen: Es wurde nichts veröffentlicht, die Kampagne lief nicht, die Website hatte keine Besuche. Prüfen Sie denselben Zeitraum direkt in der App. Wenn die Daten auch dort leer sind, ist der Report in Ordnung und zeigt nur korrekt, dass in diesem Zeitraum nichts passiert ist.
Das Jahreslimit für Reports ist aufgebraucht
Jeder abgeschlossene Report zählt in das Limit der letzten 365 Tage. Wie viel Ihnen bleibt, sehen Sie unter Einstellungen → Kundenkonto → Abonnement im Bereich Limits und Nutzung. In den Report-Einstellungen erscheint zusätzlich ein Balken mit der Meldung über das aufgebrauchte Jahreslimit. Wenn das Limit aufgebraucht ist, wird der geplante Lauf nicht generiert. Bedenken Sie deshalb bei der Wahl des Zeitplans, wie viele Reports Sie pro Jahr verbrauchen: ein jährlicher Report einen, ein quartalsweiser vier, ein monatlicher zwölf und ein wöchentlicher zweiundfünfzig. Die Lösung ist ein höherer Tarif oder ein längerer Zeitraum.
Plötzlich kamen mehrere Reports für ältere Zeiträume
Wenn ein abgeschlossener Zeitraum ohne Report geblieben ist, weil der Plan zum Beispiel eine Zeit lang deaktiviert war oder Sie den Zeitplan auf einen kürzeren umgestellt haben, berechnet gas die fehlenden Zeiträume rückwirkend nach und versendet sie. Jeder davon zählt in das Jahreslimit, nach einer Änderung des Zeitplans lohnt es sich also, das Limit zu prüfen.
Ich habe die Einstellungen mitten im Zeitraum geändert
Das ist kein Problem. Der nächste Lauf verwendet die Einstellungen, die im Moment der Generierung gelten, also einschließlich Ihrer Änderung, auch wenn Sie sie mitten im Zeitraum vorgenommen haben. Ältere Reports werden nicht neu berechnet und bleiben so, wie sie entstanden sind.
Der automatische Report lässt sich nicht speichern, es fehlen Empfänger
Die Meldung "Ein geplanter Report erfordert mindestens ein Benutzerkonto des Kunden mit einer E-Mail-Adresse." bedeutet eines von zwei Dingen: Entweder gibt es im Kundenkonto niemanden mit einer eingetragenen E-Mail-Adresse, oder Sie legen den Report in der Rolle Benutzer an und die Liste der Empfänger wird Ihnen nicht geladen, weil sie nur der Administrator sieht. Im zweiten Fall bitten Sie den Administrator des Kundenkontos, den Report einzurichten.
Der Report kommt beim Kollegen an, bei mir nicht
Prüfen Sie drei Stellen: ob Sie zu den Empfängern des Reports gehören (Feld Empfänger in den Report-Einstellungen), ob Sie das Abonnement unter Einstellungen → Benutzerprofil → Report-Abonnements nicht abbestellt haben, und ob Sie die E-Mails der Gruppe Berichte in den Einstellungen der Benachrichtigungen aktiviert haben. Benachrichtigungen in der App kommen auch dann, wenn die E-Mails ausgeschaltet sind.
Ich brauche einen Report für einen Zeitraum, der nicht generiert wurde
Erstellen Sie einen einmaligen Report: Öffnen Sie beim bestehenden Report das Menü Aktionen (Symbol mit den drei Punkten), wählen Sie das Erstellen einer Kopie, stellen Sie in der Kopie den Ausführungstyp auf Einmalig und wählen Sie den Zeitraum. Mit dem Speichern startet die Generierung sofort. Der gewählte Zeitraum muss mindestens drei Tage vor heute enden, sonst erscheint die Meldung "Der ausgewählte Zeitraum muss mindestens 3 Tage vor der Generierung enden, damit vollständige Daten verfügbar sind." Ein einmaliger Lauf zählt ebenfalls in das Jahreslimit.