Auf ein Kundenkonto in gas haben meist mehrere Personen Zugriff. Eine Person liest nur Daten, eine andere legt Kampagnen und Berichte an, eine weitere kümmert sich um die Einstellungen und die Rechnungsdaten. Was wer darf, bestimmt die jeweilige Rolle. Die Teammitglieder und ihre Rollen finden Sie unter Einstellungen → Kundenkonto → Nutzer.
Bevor Sie beginnen
Den gesamten Bereich Kundenkonto sieht nur ein Teammitglied mit der Rolle Administrator. Wenn Sie eine andere Rolle haben, zeigt gas anstelle der Einstellungen den roten Hinweis "Sie haben nicht ausreichende Berechtigungen, um das Kundenkonto zu bearbeiten." Bitten Sie in diesem Fall den Administrator Ihres Kundenkontos, eine Kollegin oder einen Kollegen einzuladen oder die Rolle zu ändern.
Die Anzahl der Teammitglieder ist durch das bezahlte Tarifpaket begrenzt. Über der Liste erscheint deshalb ein Balken mit der aktuellen Nutzung, zum Beispiel "Ihnen bleibt das letzte Benutzerkonto von insgesamt 4." In das Limit zählt auch eine gesendete Einladung, die noch nicht angenommen wurde.
Verwalten Sie das Team am Computer oder am Tablet. Am Telefon wird die Liste der Mitglieder nur als Karten zum Lesen angezeigt, die Schaltfläche zum Einladen und die Aktionssymbole sind dort nicht vorhanden.
Eine Rolle gilt immer nur für ein Kundenkonto. Dieselbe Person kann in einem Kundenkonto Administrator und in einem anderen Betrachter sein. Prüfen Sie deshalb immer im Umschalter in der oberen Leiste, dass Sie genau das Kundenkonto ausgewählt haben, dessen Team Sie bearbeiten möchten.
Drei Rollen und was jede darf
gas unterscheidet drei Rollen. Wählen Sie die niedrigste, die für die Arbeit der Kollegin oder des Kollegen ausreicht.
Betrachter
Eine Rolle nur zum Lesen. Sie eignet sich für Kunden, für die Geschäftsführung oder für externe Mitarbeitende, die lediglich die Ergebnisse verfolgen sollen.
Darf:
- die Übersicht, Daten der sozialen Netzwerke, der Werbekonten und der Web-Analytik ansehen,
- Kampagnen, Ziele, eigene Messungen, die Medienüberwachung und Tourismusdaten ansehen,
- bereits erstellte Berichte ansehen und herunterladen,
- mit Diagrammen und Tabellen arbeiten, exportieren und drucken, das eigene Benutzerprofil ändern.
Darf nicht:
- Kampagnen, Ziele, eigene Messungen, Überwachungen oder Berichte anlegen, bearbeiten oder löschen,
- die Generierung eines Berichts starten,
- Profile sozialer Netzwerke und Werbekonten mit dem Kundenkonto verbinden,
- Einstellungen → Kundenkonto öffnen.
Benutzer
Die Arbeitsrolle für jemanden, der in gas täglich etwas erstellt. Sie umfasst alles, was der Betrachter darf, und zusätzlich:
- legt Kampagnen, Ziele, eigene Messungen und die Medienüberwachung an, bearbeitet und löscht sie,
- legt Berichte an, bearbeitet und löscht sie und startet ihre Generierung,
- legt Seiten in der Seitenanalyse an und bearbeitet sie,
- verbindet Profile sozialer Netzwerke und Werbekonten mit dem Kundenkonto,
- fügt Subjektbewertungen im Modul Tourismus hinzu.
Darf nicht:
- ein verbundenes Profil oder Werbekonto vom Kundenkonto trennen,
- eine Seite in der Seitenanalyse oder eine Subjektbewertung löschen,
- Einstellungen → Kundenkonto öffnen, verwaltet also weder das Team noch die Rechnungsdaten, das Abonnement oder das Logo für den Druck.
Administrator
Die höchste Rolle. Sie umfasst alles, was der Benutzer darf, und zusätzlich den gesamten Bereich Einstellungen → Kundenkonto:
- lädt neue Teammitglieder ein, ändert ihre Rollen und trennt sie,
- bearbeitet Name, Kürzel sowie Firmen- und Rechnungsdaten des Kundenkontos,
- sieht Abonnement, Tarif und die Nutzung der Limits,
- bestimmt das Standardprofil und die Reihenfolge in der Liste der verknüpften Konten und darf ein Profil trennen,
- lädt das Logo für die Kopf- und Fußzeile der Berichte hoch,
- stellt bei Kundenkonten mit dem Modul Tourismus das Ziel ein.
Geben Sie die Rolle Administrator nur Personen, die die Einstellungen wirklich verwalten, idealerweise zwei Personen. Ein einziger Administrator bedeutet das Risiko, dass während seines Urlaubs oder nach seinem Weggang niemand das Team und die Verknüpfungen verwalten kann.
Ein Teil dieser Möglichkeiten hängt zusätzlich vom Tarif des Kundenkontos ab. Wenn eine Kollegin die Rolle Benutzer hat und trotzdem keinen Bericht anlegen kann, liegt das nicht an der Rolle, sondern daran, dass Berichte nicht in Ihrem Tarif enthalten sind.
Ein neues Teammitglied einladen
Eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen fügen Sie nicht manuell hinzu, Sie senden eine Einladung per E-Mail. Den Link darin öffnet die Person selbst und verbindet sich damit mit dem Kundenkonto.
- Prüfen Sie in der oberen Leiste, dass Sie zu dem Kundenkonto umgeschaltet haben, in das Sie einladen möchten.
- Öffnen Sie Einstellungen → Kundenkonto → Nutzer.
- Klicken Sie über der Tabelle auf die Schaltfläche Benutzer einladen.
- Es öffnet sich das Fenster Benutzer hinzuziehen. Schreiben Sie in das Feld E-Mail-Adresse die Adresse der Kollegin oder des Kollegen. gas prüft während des Schreibens, ob diese Person in diesem Kundenkonto nicht schon vorhanden ist.
- Wählen Sie unter dem Feld eine der drei Rollen: Betrachter, Benutzer oder Administrator. Unter der Auswahl befindet sich eine Übersichtstabelle der Berechtigungen.
- Klicken Sie auf Einladung senden.
Was danach passiert
Das Fenster schließt sich und in der Tabelle erscheint eine neue Zeile. Anstelle des Namens steht darin Einladung, außerdem sind die E-Mail-Adresse, die gewählte Rolle und in der Spalte Einladung gesendet Datum und Uhrzeit des Versands zu sehen. Den Absender der Einladung können Sie anzeigen, indem Sie über das Spaltenmenü der Tabelle die Spalte Absender der Einladung hinzufügen.
Die Kollegin oder der Kollege erhält eine E-Mail mit dem Betreff Einladung zur Einsicht in die Statistiken. Die Form hängt davon ab, ob bereits ein Benutzerkonto in gas vorhanden ist:
- Es besteht noch kein Konto: In der E-Mail befindet sich die Schaltfläche Registrierung abschließen. Nach dem Öffnen führt ein kurzer Assistent durch die Einstellung von Name und Passwort.
- Es besteht schon ein Konto: In der E-Mail befindet sich die Schaltfläche Ich möchte beitreten. Mit einem Klick wird das Kundenkonto der bestehenden Anmeldung hinzugefügt und ist im Umschalter der Kundenkonten in der oberen Leiste zu finden.
Der Link aus der Einladung gilt 7 Tage und funktioniert nur für die E-Mail-Adresse, an die er gesendet wurde.
Sobald die Einladung angenommen wurde, ändert sich die Zeile in der Tabelle: Anstelle des Wortes Einladung erscheint der vollständige Name und das Datum in der Spalte Einladung gesendet verschwindet. Die Liste wird beim Neuladen der Seite oder nach einem Klick auf die Schaltfläche zum Aktualisieren in der Kopfzeile neu geladen.
Einladung erneut senden und stornieren
Bei jeder Zeile mit einer wartenden Einladung befinden sich rechts in der Spalte Aktionen zwei Symbole.
- Einladung erneut senden (Kreispfeil) sendet die E-Mail erneut. Verwenden Sie das Symbol, wenn die E-Mail nicht gefunden wurde oder die Gültigkeit des Links von sieben Tagen abgelaufen ist. Bei abgelaufener Gültigkeit erstellt gas einen neuen Link mit einer neuen Gültigkeit von sieben Tagen, der alte Link funktioniert dann nicht mehr. Die Einladung kann höchstens einmal pro Stunde erneut gesendet werden. Ein früherer Versuch endet mit dem gelben Hinweis "Die Einladung kann nur einmal pro Stunde gesendet werden."
- Einladung stornieren (Papierkorb) entfernt die Einladung. gas fragt zuerst im Fenster Einladung stornieren mit dem Text "Sind Sie sicher, dass Sie die Einladung für die E-Mail … stornieren möchten?". Sie bestätigen mit der Schaltfläche Stornierung bestätigen, Sie brechen mit der Schaltfläche Abbrechen ab. Der Link aus der E-Mail funktioniert danach nicht mehr und der Platz im Tariflimit wird frei.
Die Rolle eines Teammitglieds ändern
Die Rolle wird direkt in der Tabelle geändert, es gibt kein eigenes Formular dafür.
- Suchen Sie in der Tabelle die Zeile mit der betreffenden Person.
- Doppelklicken Sie in der Spalte Benutzerrolle auf die aktuelle Rolle. Die Zelle wird zu einer Auswahlliste.
- Wählen Sie die neue Rolle und bestätigen Sie mit der Taste Enter oder klicken Sie außerhalb der Zeile.
- gas speichert die Änderung selbst, eine Schaltfläche zum Speichern gibt es hier nicht.
Bei Zeilen mit einer wartenden Einladung kann die Rolle nicht geändert werden, die Zelle öffnet sich nicht zur Bearbeitung. Wenn Sie in der Einladung die falsche Rolle gewählt haben, stornieren Sie die Einladung und senden Sie eine neue mit der richtigen Rolle.
Bei der betroffenen Person wirkt sich die Änderung nach dem Neuladen der Seite aus, spätestens nach einer erneuten Anmeldung.
Die eigene Rolle ändern
Wenn Sie Ihre eigene Rolle ändern, fragt gas zuerst im Fenster Änderung der eigenen Rolle mit dem Text "Sind Sie sicher, dass Sie Ihre Rolle ändern möchten? Wenn Sie Ihre Rolle ändern, haben Sie keinen Zugriff mehr auf die Einstellungen des Kundenkontos." Sie bestätigen mit der Schaltfläche OK, Sie brechen mit der Schaltfläche Abbrechen ab.
Nehmen Sie die Bestätigung ernst. Sobald Sie Ihre Rolle Administrator herabsetzen, verschwindet der gesamte Bereich Kundenkonto sofort und Sie können ihn sich nicht selbst zurückgeben. Das muss ein anderer Administrator desselben Kundenkontos für Sie tun.
Im Kundenkonto sollte immer mindestens ein Administrator bleiben. gas weist nicht selbst darauf hin, es ist also möglich, die letzte Administratorrolle versehentlich herabzusetzen oder den letzten Administrator zu trennen. Dann kann niemand mehr das Team und die Einstellungen verwalten und es ist nötig, uns über das Kontaktformular zu schreiben.
Ein Teammitglied trennen
Mit dem Trennen entziehen Sie einer Person den Zugriff auf dieses Kundenkonto. Ihr Benutzerkonto in gas bleibt bestehen, ebenso ihr Zugriff auf die übrigen Kundenkonten, in denen sie Mitglied ist.
- Suchen Sie in der Tabelle die Zeile mit der betreffenden Person.
- Klicken Sie rechts in der Spalte Aktionen auf das Symbol Konto trennen (durchgestrichenes Kettenglied).
- Es öffnet sich das Fenster Benutzerkonto trennen mit der Frage, ob Sie den Benutzer wirklich trennen möchten.
- Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Benutzer trennen oder kehren Sie mit der Schaltfläche Abbrechen zurück.
Die Zeile verschwindet aus der Liste und der Platz im Tariflimit wird frei. Wenn Sie jemanden versehentlich getrennt haben, senden Sie eine neue Einladung, wie es auch der Text im Bestätigungsfenster empfiehlt.
Ein Mitglied kann auch selbst gehen: unter seinen Einstellungen → Benutzerprofil → Kundenkonten findet es die Liste der Konten, auf die es Zugriff hat, und bei jedem das Symbol Konto trennen. Zurück kommt es nur über eine neue Einladung eines Administrators.
Verbinden Sie Profile neu, bevor die Kollegin oder der Kollege geht
Das ist die häufigste Ursache dafür, dass nach dem Weggang einer Person aus der Firma plötzlich keine Daten mehr eintreffen.
In gas gibt es zwei verschiedene Dinge:
- Die Verknüpfung eines Dienstes (die Anmeldung bei Meta, Google, Pinterest, TikTok oder Sklik) gehört zum Benutzerkonto der Person, die sich angemeldet hat.
- Das verbundene Profil (eine konkrete Seite, ein Instagram-Profil, ein Channel, ein Werbekonto) gehört zum Kundenkonto.
Wenn Sie ein Teammitglied trennen, verschwinden die verbundenen Profile nicht aus dem Kundenkonto und die Daten treffen in der Regel weiterhin ein. Sie hängen aber immer noch an der Verknüpfung, die dieser Person gehört. In dem Moment, in dem ihr auf Facebook, im Google-Konto oder anderswo auf der Plattform die Berechtigungen entzogen werden oder ihr Firmenkonto gelöscht wird, funktioniert die Verknüpfung nicht mehr und gas erhält keine Daten mehr, obwohl Sie das Profil in der Anwendung weiterhin sehen.
Woran Sie es erkennen: Unter Einstellungen → Kundenkonto → Verknüpfte Konten gibt es die Spalte Wer das Konto verknüpft. Bei den betroffenen Profilen sehen Sie darin die E-Mail-Adresse der ausgeschiedenen Person oder den Wert Niemand, und die Zeile ist als Fehler hervorgehoben.
Verbinden Sie die Profile neu, noch bevor die Kollegin oder der Kollege geht und bevor Sie ihr oder ihm die Zugänge auf den Plattformen entziehen. Eine aktive Person, die auf der jeweiligen Plattform Zugriff hat, führt die Verknüpfung des Dienstes erneut durch und wählt beim betroffenen Profil die Aktion Übernehmen (das Profil sich selbst zuschreiben). Damit übernimmt sie das Profil unter ihre Verknüpfung, Historie und Einstellungen bleiben erhalten und die Daten treffen weiter ein. Eine zweite, parallele Verknüpfung für dasselbe Profil anzulegen, ist nicht nötig.
Probleme mit dem Zugriff auf die Einstellungen
In den Einstellungen sehe ich den Bereich Kundenkonto nicht oder darin leuchtet ein roter Hinweis
Sie haben nicht die Rolle Administrator. Bitten Sie den Administrator Ihres Kundenkontos, Ihnen die Rolle zu ändern oder die nötige Anpassung für Sie vorzunehmen.
Über der Tabelle fehlt die Schaltfläche Benutzer einladen
Die Schaltfläche wird nur der Rolle Administrator angezeigt. Prüfen Sie außerdem, dass Sie in der oberen Leiste das richtige Kundenkonto ausgewählt haben.
Die Schaltfläche Benutzer einladen ist grau und meldet beim Überfahren mit der Maus ein erschöpftes Limit
Sie haben die Anzahl der Benutzerkonten erschöpft, die Ihr Tarif erlaubt. Machen Sie Platz frei, indem Sie eine ungenutzte Einladung stornieren oder jemanden trennen, der gas nicht verwendet, oder fragen Sie nach einem höheren Tarif.
Probleme mit Einladungen
Bei der Eingabe der E-Mail erscheint, dass ein Benutzer mit dieser Adresse bereits existiert
Die Meldung lautet "Ein Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse existiert bereits." Diese Person hat schon Zugriff auf dieses Kundenkonto, Sie finden sie in der Tabelle. Wenn Sie sie in der Liste nicht sehen, ist sie in gas wahrscheinlich unter einer anderen E-Mail-Adresse eingetragen als der, die Sie eingeben.
Die Kollegin oder der Kollege hat die Einladung nicht erhalten
Lassen Sie den Spam-Ordner prüfen und kontrollieren Sie, ob in der Adresse kein Tippfehler ist. Wenn die Adresse falsch ist, stornieren Sie die Einladung und senden Sie eine neue an die richtige Adresse. Wenn die Adresse richtig ist, verwenden Sie das Symbol Einladung erneut senden.
Nach dem Klick auf Einladung erneut senden erscheint eine Meldung über das Stundenlimit
Die Meldung lautet "Die Einladung kann nur einmal pro Stunde gesendet werden." Die Einladung wurde vor weniger als einer Stunde gesendet. Warten Sie und versuchen Sie es später erneut.
Der Link aus der Einladung ist abgelaufen
Der Link gilt 7 Tage. Klicken Sie in der betreffenden Zeile auf Einladung erneut senden, gas erstellt einen neuen Link mit neuer Gültigkeit. Der alte Link funktioniert nicht mehr, es muss der Link aus der letzten E-Mail verwendet werden.
Die Einladung ist noch in der Liste, obwohl die Kollegin behauptet, den Link angeklickt zu haben
Versuchen Sie, die Liste mit der Schaltfläche zum Aktualisieren in der Kopfzeile der Seite neu zu laden. Wenn die Zeile mit der Aufschrift Einladung bleibt, wurde die Registrierung nicht abgeschlossen oder es wurde eine andere E-Mail-Adresse verwendet als die, an die die Einladung kam. Die Einladung gilt ausschließlich für die Adresse, an die sie gesendet wurde.
Die Kollegin meldet sich in gas an, sieht aber das Kundenkonto nicht
Lassen Sie sie auf den Umschalter der Kundenkonten in der oberen Leiste klicken, es kann ein anderes Konto ausgewählt sein. Wenn das Konto dort nicht ist, wurde die Einladung nicht abgeschlossen.
Die Rolle bei einer wartenden Einladung lässt sich nicht ändern
Bei einer nicht bestätigten Einladung erlaubt gas das nicht. Stornieren Sie die Einladung und senden Sie eine neue mit der richtigen Rolle.
Probleme mit Rollen und der Teammitgliedschaft
Ich habe meine eigene Rolle geändert und die Einstellungen des Kundenkontos verloren
Sie können sie sich nicht selbst zurückgeben. Das muss ein anderer Administrator desselben Kundenkontos tun. Wenn es keinen weiteren Administrator gibt, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.
Ich habe die Rolle geändert, in der Anwendung fehlt der Person aber noch das, was sie neu können soll
Lassen Sie die Seite neu laden. Wenn das nicht hilft, soll die Person sich abmelden und erneut anmelden.
Die Kollegin hat die Rolle Benutzer und kann trotzdem keinen Bericht, kein Ziel und keine Überwachung anlegen
Hier geht es nicht um die Rolle, sondern um den Tarif. Die betreffende Funktion ist für Ihr Kundenkonto nicht bezahlt. Den Stand finden Sie unter Einstellungen → Kundenkonto → Abonnement.
Ich habe ein Teammitglied versehentlich getrennt
Senden Sie eine neue Einladung, damit erhält die Person den Zugriff zurück. Ihr Benutzerkonto und ihre Daten werden durch das Trennen nicht gelöscht.
Nach dem Weggang der Kollegin treffen bei einigen Profilen keine Daten mehr ein
Die Profile waren über ihre Verknüpfung verbunden. Schauen Sie unter Einstellungen → Kundenkonto → Verknüpfte Konten in die Spalte Wer das Konto verknüpft, dort sehen Sie ihre E-Mail-Adresse oder den Wert Niemand. Die Behebung beschreibt der Abschnitt Verbinden Sie Profile neu, bevor die Kollegin oder der Kollege geht weiter oben.
Ich habe ein Teammitglied getrennt und möchte wissen, ob es damit auch seine Daten verloren hat
Nein. Das Trennen entzieht nur den Zugriff auf dieses Kundenkonto. Verbundene Profile, Historie und Einstellungen bleiben beim Kundenkonto.
Am Telefon sehe ich weder die Schaltfläche zum Einladen noch die Aktionssymbole
Am Telefon ist die Liste der Teammitglieder nur zum Lesen. Einladen, Rollenänderung und Trennen erledigen Sie am Computer oder am Tablet.
Ich weiß nicht, wem ich welche Rolle geben soll
Halten Sie sich an die Regel der niedrigsten ausreichenden Rolle: Wer nur Zahlen verfolgen soll, bekommt Betrachter, wer in gas arbeitet, bekommt Benutzer, und die Rolle Administrator geben Sie nur denen, die tatsächlich Einstellungen und Team verwalten.