Ein Report ist ein PDF-Dokument mit Zahlen für einen ausgewählten Zeitraum, das Sie herunterladen oder sich automatisch per E-Mail zusenden lassen. Bevor jedoch ein PDF entsteht, legen Sie in gas die Report-Einstellungen an: Sie beschreiben, wie der Report heißen soll, für welchen Zeitraum gerechnet wird, welche Profile und welche Abschnitte er enthalten soll und wie er aussehen soll. Aus einer Einstellung entsteht dann eine Datei (bei einem einmaligen Report) oder eine Reihe von Dateien (bei einem automatischen Report). Das Formular ist das längste in der ganzen Anwendung, deshalb führen wir Sie in diesem Artikel Feld für Feld hindurch.
Bevor Sie beginnen
- Im linken Menü müssen Sie den Punkt Berichte sehen. Fehlt er dort, sind Reports nicht Teil des Tarifs Ihres Kundenkontos. Eine Erweiterung können Sie über das Kontaktformular anfragen.
- Report-Einstellungen dürfen die Rollen Administrator und Benutzer anlegen und bearbeiten. Die Generierung starten und einen Report löschen darf nur der Administrator.
- Die Profile, aus denen die Zahlen kommen sollen (Facebook-Seite, Instagram-Profil, Werbekonto, YouTube-Channel, Google-Analytics-Property), müssen mit dem Kundenkonto verbunden sein. Ohne verbundenes Profil lässt sich für das jeweilige Netzwerk überhaupt kein Abschnitt hinzufügen. Die Übersicht finden Sie unter Einstellungen → Kundenkonto → Verknüpfte Konten, das Verbinden beschreibt der Artikel Verknüpfte Konten des Kundenkontos.
- Wenn Sie ein Logo im Report haben möchten, laden Sie es unter Einstellungen → Kundenkonto → Druckeinstellungen hoch. Erlaubt ist das Format SVG. Das Hochladen ist auch direkt im Report-Formular möglich, es handelt sich aber um eine globale Einstellung des gesamten Kundenkontos: eine Änderung des Logos wirkt sich auf alle Reports aus.
- Jeder erfolgreich generierte Report zählt in das Jahreslimit gemäß Tarif. Wie viele Sie haben und wie viele Sie verbraucht haben, sehen Sie unter Einstellungen → Kundenkonto → Abonnement. Läufe, die mit einem Fehler enden, werden nicht in das Limit eingerechnet.
Vorgehen
- Öffnen Sie im linken Menü Berichte.
- Klicken Sie oben rechts auf Neue Einstellung. Es öffnet sich die Seite Neue Report-Einstellungen.
- Füllen Sie den Report-Name aus. Unter diesem Namen finden Sie den Report in der Liste, zum Beispiel Monatsübersicht. Das Feld ist verpflichtend.
- Wählen Sie im Feld Ausführungstyp entweder Einmalig (Report für einen konkreten Zeitraum, wird direkt nach dem Speichern generiert) oder Automatisch (gas generiert ihn dann wiederholt selbst und versendet ihn per E-Mail).
- Bei der Option Einmalig wählen Sie im Feld Zeitraum die Art des Zeitraums: Woche, Monat, Quartal oder Jahr. Je nach Auswahl erscheinen darunter die Felder Monat im Jahr und Jahr, Quartal im Jahr und Jahr, nur Jahr, oder bei der Woche ein Kalender, in dem Sie einen beliebigen Tag der gewünschten Woche anklicken (gas macht daraus die ganze Woche von Montag bis Sonntag). Angeboten werden nur Zeiträume, die mindestens drei Tage zurück beendet wurden.
- Bei der Option Automatisch wählen Sie im Feld Zeitplan den Wert Wöchentlich, Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich. Optional aktivieren Sie Vorherigen Zeitraum einbeziehen: beim ersten Lauf erhalten Sie dann auch einen Report für den davorliegenden Zeitraum.
- Das optionale Feld Detailgrad der Diagramme bestimmt, in welchen Schritten die Kurven in den Diagrammen gezeichnet werden: Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Quartalsweise. Lassen Sie es auf dem Wert Automatisch, wählt gas den Schritt selbst nach der Länge des Zeitraums. Das Feld erscheint nur dann, wenn es für den gewählten Zeitraum mehrere Möglichkeiten gibt.
- Nur beim automatischen Report füllen Sie die Karte E-Mail-Zustellung aus. Wählen Sie im Feld Empfänger entweder Alle Benutzerkonten des Kunden oder Ausgewählte Benutzerkonten und markieren Sie in der Liste Benutzerkonten diejenigen, die den Report erhalten sollen. Bei einem Benutzerkonto, das die Zustellung selbst deaktiviert hat, steht in Klammern der Hinweis "aktuell von Report-E-Mails abgemeldet".
- In der Karte Einstellungen der Titelseite können Sie Titel und Beschreibung ausfüllen. Beides ist optional und erscheint auf der ersten Seite des PDFs.
- In der Karte Layout-Einstellungen markieren Sie, was in der Kopfzeile (Logo, Firmenname, Datum) und in der Fußzeile (Logo, Firmenname, Datum, Seitenzahl) erscheinen soll. Darunter aktivieren Sie Inhaltsverzeichnis (eine Übersichtsseite mit der Liste der Abschnitte und ihrer Reihenfolge) und Übersicht der verknüpften Profile und Plattformen (eine Seite mit der Liste alles dessen, was das Kundenkonto verbunden hat). Danach folgt die Karte Logo des Kundenkontos, wo Sie das Logo direkt hochladen.
- In der Karte Report-Abschnitte stellen Sie den Inhalt des Reports zusammen. Das Vorgehen beschreibt der nächste Teil des Artikels.
- Klicken Sie auf Einstellungen speichern. Die Schaltfläche ist oben rechts und noch einmal unten unter dem Formular, beide tun dasselbe.
Report-Abschnitte: was im Report sein wird und in welcher Reihenfolge
Ein Abschnitt ist ein Kapitel des Reports, typischerweise ein Netzwerk. Ein neuer Report beginnt mit einem einzigen Abschnitt Zusammenfassung.
- Über der Liste der Abschnitte (und noch einmal darunter) befindet sich ein Auswahlmenü mit den Namen der Abschnitte. Wählen Sie darin einen Abschnitt und klicken Sie auf Abschnitt hinzufügen. Das Menü enthält nur Abschnitte, die sich in diesem Moment hinzufügen lassen.
- Wählen Sie im hinzugefügten Abschnitt im Feld Profil das Profil, dessen Zahlen geladen werden sollen.
- In dem Spaltenpaar Verfügbare Unterabschnitte und Ausgewählte Unterabschnitte verschieben Sie die Einträge durch Anklicken. Ein Klick auf einen Eintrag links fügt ihn dem Report hinzu, ein Klick auf einen Eintrag rechts nimmt ihn wieder heraus.
- Ziehen Sie den Abschnitt am Symbol mit den drei waagerechten Strichen an die richtige Stelle. Die Reihenfolge der Abschnitte im Formular entspricht der Reihenfolge der Kapitel im PDF.
Was noch gut zu wissen ist:
- Die Abschnitte sind in Aktivierte Abschnitte und Deaktivierte Abschnitte unterteilt. Das Augensymbol schaltet einen Abschnitt aus oder ein, das Papierkorbsymbol löscht ihn. Ein deaktivierter Abschnitt wandert an das Ende der Liste, kommt nicht in das PDF, behält aber seine Einstellungen, sodass Sie ihn jederzeit wieder einschalten können. Verschieben lassen sich nur aktivierte Abschnitte.
- Von den Abschnitten eines Netzwerks können Sie so viele hinzufügen, wie Sie für dieses Netzwerk verbundene Profile haben. Jeder Abschnitt hat dann sein eigenes Profil.
- Wenn Sie im Feld Profil ein Profil wählen, das bereits in einem anderen Abschnitt desselben Netzwerks verwendet wird, tauscht gas beide Profile. So erscheint dasselbe Profil im Report nicht zweimal.
- Unter den Unterabschnitten sind nicht nur Metriken, sondern auch inhaltliche Blöcke wie TOP-Beiträge, Beitragsliste, TOP-Videos, TOP-Pins oder Kampagnenliste. Was welcher Unterabschnitt enthält, beschreibt der Artikel Report-Abschnitte und ihr Inhalt.
- Die Zusammenfassung verhält sich anders als die übrigen Abschnitte: sie hat keine Profilauswahl, weil sie die Zahlen aller mit dem Kundenkonto verbundenen Profile addiert. Sie passt immer auf eine Seite, jede ausgewählte Metrik ist eine Kachel, und Sie müssen mindestens drei auswählen. Hinzufügen lässt sie sich nur einmal pro Report.
- Den Abschnitt Tourismus sehen nur Kundenkonten mit eingestelltem Ziel. Darin wählen Sie das Gebiet (Region, DMO oder Gemeinde) und dann im Feld Auswahl das konkrete Gebiet. Von diesen Abschnitten kann es mehrere im Report geben, jeweils für ein anderes Gebiet.
Sprache des Reports
Das Report-Formular hat kein Feld für die Sprache. Der Report wird in der Sprache gespeichert, die das Benutzerkonto eingestellt hat, das die Einstellungen zuletzt gespeichert hat. Ein automatischer Report bleibt dann auch bei allen weiteren Läufen in dieser Sprache, unabhängig davon, welche Sprache die Empfänger eingestellt haben.
Möchten Sie den Report in einer anderen Sprache, stellen Sie zuerst die Sprache der Oberfläche unter Einstellungen → Benutzerprofil → Profil im Feld Sprache um und öffnen und speichern Sie erst danach den Report erneut. Zur Auswahl stehen Tschechisch, Englisch und Deutsch.
Bei einem einmaligen Report, der schon generiert wurde, kommen Sie nicht mehr zum Formular zurück. Nutzen Sie in der Liste die Schaltfläche mit dem Symbol der zwei Blätter, die aus dem Report eine Kopie macht (dem Namen wird das Wort "Kopie" hinzugefügt), und speichern Sie diese in der gewünschten Sprache. Die Kopie wird nach dem Speichern direkt generiert und in das Jahreslimit der Reports eingerechnet.
Ein begonnener Report und die Rückkehr zu ihm
Einen neuen, noch nicht gespeicherten Report speichert gas laufend zwischen, damit Ihre angefangene Arbeit nicht verloren geht. Wenn Sie das Formular verlassen und Berichte → Neue Einstellung erneut öffnen, sind die Felder so ausgefüllt, wie Sie sie verlassen haben, und oben leuchtet ein gelber Streifen Unfertige Einstellungen wurden wiederhergestellt mit dem Text "Wir machen dort weiter, wo Sie aufgehört haben. Möchten Sie das Formular zurücksetzen?" und der Schaltfläche Zurücksetzen.
- Der begonnene Report wird in Ihrem Browser auf diesem Computer gespeichert, nicht auf dem Server. Auf einem anderen Computer, in einem anderen Browser und im privaten Fenster sehen Sie ihn nicht.
- Es wird ein begonnener Report pro Kundenkonto aufbewahrt. Wenn Sie einen weiteren neuen Report anfangen, überschreibt er den vorherigen.
- In der Liste der Reports erscheint der begonnene Report nicht, und es wird nichts daraus generiert, solange Sie ihn nicht speichern.
- Der begonnene Report verschwindet, wenn Sie das Formular speichern, wenn Sie auf Abbrechen klicken oder wenn Sie im gelben Streifen auf Zurücksetzen klicken.
Erscheint der gelbe Streifen bei einem Report, in dem Sie nichts angefangen haben, klicken Sie auf Zurücksetzen. Das Formular lädt dann die gespeicherten Report-Einstellungen.
Was gas nicht speichern lässt
Nach dem Klick auf Einstellungen speichern prüft gas das ganze Formular. Fehlt etwas, werden die Einstellungen nicht gespeichert, die Seite springt zum ersten fehlerhaften Feld und dieses wird rot. Fehler, die nicht zu einem einzelnen Feld gehören, werden rot über dem Formular aufgelistet.
| Was fehlt oder nicht passt | Was gas schreibt |
|---|---|
| Report-Name | Geben Sie den Report-Namen ein. |
| Zeitraum beim einmaligen Report | Wählen Sie den Zeitraum des Reports. |
| Zeitraum endet weniger als drei Tage zurück | Der ausgewählte Zeitraum muss mindestens 3 Tage vor der Generierung enden, damit vollständige Daten verfügbar sind. |
| Zeitplan beim automatischen Report | Wählen Sie die Häufigkeit der Generierung. |
| Empfänger bei der Option Ausgewählte Benutzerkonten | Wählen Sie mindestens einen Empfänger. |
| Profil in einem Netzwerk-Abschnitt | Wählen Sie ein Profil. |
| Metriken in einem Abschnitt | Fügen Sie mindestens eine Metrik hinzu. |
| Weniger als drei Metriken im Abschnitt Zusammenfassung | Wählen Sie für die Zusammenfassung mindestens 3 Metriken. |
| Report ohne einen einzigen Abschnitt | Wählen Sie mindestens einen Report-Abschnitt. |
| Automatischer Report in einem Konto ohne ein einziges Benutzerkonto mit E-Mail | Ein geplanter Report erfordert mindestens ein Benutzerkonto des Kunden mit einer E-Mail-Adresse. |
| Gebiet im Abschnitt Tourismus | Wählen Sie den Subjekttyp. / Wählen Sie das Subjekt. |
Warum gas darauf achtet:
- Ein Report ohne Abschnitt wäre eine leere Datei. Die Abschnitte sind der einzige Inhalt, der in das PDF kommt.
- Ein Abschnitt ohne Profil sagt nicht, wessen Zahlen geladen werden sollen. gas kann nicht selbst erraten, ob es das erste verbundene Profil oder ein anderes nehmen soll.
- Ein Abschnitt ohne Metriken wäre im Report ein leeres Kapitel mit einer Überschrift.
- Die Zusammenfassung besteht aus Kacheln über die ganze Seite, mit zwei Metriken würde die Seite unfertig aussehen, deshalb liegt das Minimum bei drei.
- Ein automatischer Report ohne Empfänger hätte niemanden, an den er gehen könnte.
- Der Zeitraum muss abgeschlossen sein. Die Zahlen für gerade beendete Tage werden auf Seite der Plattformen noch nachgerechnet. Bei Facebook, Instagram und Meta Ads gelten sie drei Tage nach Ende des Zeitraums als endgültig, bei den übrigen Netzwerken einen Tag nach Ende des Zeitraums. Das Formular bietet deshalb nur Zeiträume an, die mindestens drei Tage zurück beendet wurden, und der Report für diese Zeiträume fällt gleich aus, selbst wenn Sie ihn in einem Monat noch einmal generieren würden.
Was danach passiert
Ein einmaliger Report wird mit dem Speichern direkt zur Generierung eingereiht. gas zeigt die grüne Meldung "Die Generierung des Reports wurde in die Warteschlange eingereiht." und bringt Sie zurück zur Liste Berichte. Beim Report erscheint der Status Wird generiert, und die Liste aktualisiert sich laufend selbst. Ist er fertig, wechselt der Status auf Zum Herunterladen bereit und rechts kommt eine blaue Schaltfläche mit einem Pfeil nach unten hinzu, mit der Sie das PDF herunterladen. Über den Abschluss informiert Sie auch eine Benachrichtigung in der Anwendung, also unter dem Glockensymbol in der oberen Leiste.
Ein automatischer Report hat nach dem Speichern den Status Wartet auf Ausführung, und in der Zeile sehen Sie Nächste Ausführung mit Datum und Uhrzeit. gas generiert ihn nach neun Uhr morgens am dritten Tag nach Ende des Zeitraums und versendet ihn per E-Mail an die ausgewählten Empfänger. Fertige Läufe werden dann direkt unter dem Namen des Reports zum Herunterladen angeboten, nach einzelnen Zeiträumen.
Weitere Dinge, die nützlich sind:
- Die Generierung läuft im Hintergrund. Sie müssen dabei nicht auf der Seite bleiben und die Anwendung nicht offen lassen.
- Alle generierten PDFs finden Sie auch später unter Berichte → Archiv.
- Die Zustellung per E-Mail kann jeder Empfänger selbst unter Einstellungen → Benutzerprofil → Report-Abonnements deaktivieren. Die Details beschreibt der Artikel Zustellung des Reports und Empfänger.
- Einen automatischen Report bearbeiten Sie mit der Schaltfläche mit dem Stiftsymbol in der Liste der Reports. Ein einmaliger Report lässt sich nach dem Speichern nicht bearbeiten: die Schaltfläche mit dem Symbol der zwei Blätter macht daraus eine Kopie, die Sie als neues Formular öffnen, bearbeiten und speichern.
- Einen Report löschen darf nur die Rolle Administrator. Mit dem Löschen verschwinden auch alle generierten PDFs und die Historie der Läufe, die Aktion lässt sich nicht zurücknehmen.
Häufige Probleme
Der Klick auf Einstellungen speichern tut nichts
Im Formular ist ein Fehler. gas springt zum ersten fehlerhaften Feld und umrahmt es rot, Fehler, die das ganze Formular betreffen, listet es rot oben auf. Gehen Sie das Formular von oben nach unten durch, am häufigsten fehlt der Name, das Profil in einem Abschnitt oder die Metriken in einem neu hinzugefügten Abschnitt.
Der Report wurde gespeichert, aber es erschien die Meldung Zugriff verweigert
Die Generierung starten darf nur die Rolle Administrator. Die Report-Einstellungen wurden dennoch gespeichert, Sie finden sie in der Liste Berichte. Bitten Sie den Administrator des Kundenkontos um den Start, er klickt beim Report auf die grüne Schaltfläche mit dem Wiedergabesymbol.
Im Menü der Abschnitte fehlt das Netzwerk, das ich im Report haben möchte
Ein Abschnitt lässt sich nur für ein Netzwerk hinzufügen, das mindestens ein mit dem Kundenkonto verbundenes Profil hat. Prüfen Sie Einstellungen → Kundenkonto → Verknüpfte Konten. Fehlt das Profil dort, muss es zuerst verbunden werden, was die Artikel in der Kategorie Verbundene Dienste beschreiben.
Die Schaltfläche Abschnitt hinzufügen ist grau
Das bedeutet, dass es nichts mehr hinzuzufügen gibt: alle Abschnitte, auf die das Kundenkonto Anspruch hat, sind im Formular und alle verbundenen Profile sind vergeben. Nach dem Löschen eines Abschnitts füllt sich das Menü wieder.
Nach dem Klick auf Abschnitt hinzufügen erscheint eine orange Meldung
So erklärt gas, warum der Abschnitt nicht hinzugefügt werden konnte. "Dieser Abschnitt kann nur einmal hinzugefügt werden." betrifft die Zusammenfassung, "Für diesen Abschnitt sind keine Profile verfügbar." bedeutet ein nicht verbundenes Netzwerk, und "Alle Profile für dieses Netzwerk sind bereits verwendet." bedeutet, dass jedes verbundene Profil schon seinen Abschnitt hat.
Im Feld Profil ist das Profil nicht, das ich brauche
Das Menü enthält nur Profile, die mit diesem Kundenkonto verbunden sind. Ist das Profil woanders oder überhaupt nicht verbunden, erscheint es nicht im Menü. Prüfen Sie Einstellungen → Kundenkonto → Verknüpfte Konten und fragen Sie gegebenenfalls den Administrator, wer das jeweilige Profil verbindet.
Ich habe ein Profil ausgewählt und in einem anderen Abschnitt hat sich das Profil selbst geändert
Das ist Absicht. Ein Profil kann im Report nur einmal vorkommen, wenn Sie es also einem weiteren Abschnitt zuordnen, tauscht gas beide Profile. Wenn Sie eine andere Aufteilung möchten, stellen Sie beide Abschnitte neu ein.
Der gerade beendete Zeitraum lässt sich nicht auswählen
Angeboten werden nur Zeiträume, die mindestens drei Tage zurück beendet wurden. Bis dahin rechnen die Plattformen die Zahlen noch nach, und der Report würde nicht mit dem übereinstimmen, was Sie später sehen. Warten Sie, bis der Zeitraum "ausgereift" ist, dann erscheint er im Menü.
Es erschien die Meldung LIMIT_EXCEEDED oder Jahreslimit für Reports erschöpft
Das Kundenkonto hat die Anzahl der Reports ausgeschöpft, die es im Tarif pro Jahr hat. In das Limit zählen nur erfolgreich generierte Reports der letzten 365 Tage, es gibt sich also allmählich von selbst wieder frei. Den Stand sehen Sie unter Einstellungen → Kundenkonto → Abonnement, wegen einer Tariferhöhung schreiben Sie über das Kontaktformular.
Der Report bleibt lange im Status Wird generiert
Es kann eine Weile dauern, gas wartet, bis die Zahlen für den Zeitraum auf Seite der Plattformen vollständig sind, und wenn die Daten noch nicht fertig sind, wiederholt es den Versuch später von selbst. Sie können die Seite schließen, die Liste aktualisiert sich nach der Rückkehr. Dauert der Status länger als einen Tag oder wechselt er auf Fehler, schreiben Sie über das Kontaktformular und nennen Sie den Namen des Reports und den Zeitraum.
Der Report ist angekommen, aber ein Abschnitt fehlt darin
Das Profil dieses Abschnitts war zum Zeitpunkt der Generierung getrennt oder sein Zugriff auf das Netzwerk war abgelaufen. gas lässt einen solchen Abschnitt aus, damit der Rest des Reports ankommt, und listet die ausgelassenen Profile auf der Diagnoseseite des Reports auf. Ausführlich behandelt das der Artikel Wenn der Report fehlt oder unvollständig ist.
Der Report ist in einer anderen Sprache, als ich erwartet habe
Der Report trägt die Sprache des Benutzerkontos, das die Einstellungen zuletzt gespeichert hat. Stellen Sie die Sprache unter Einstellungen → Benutzerprofil → Profil um und speichern Sie den Report erneut, bei einem einmaligen Report erstellen Sie eine Kopie und speichern diese.
Im Menü Report-Vorlagen ist nichts
Die Schaltfläche Report-Vorlagen ist für künftige vorbereitete Zusammenstellungen gedacht, bisher steht aber keine Vorlage zur Verfügung und das Menü meldet "Derzeit sind keine Vorlagen verfügbar." Stellen Sie den Report deshalb manuell zusammen oder duplizieren Sie einen bestehenden.
Ich sehe den Punkt Berichte im linken Menü überhaupt nicht
Reports sind nicht Teil des Tarifs Ihres Kundenkontos, oder Sie sind in ein anderes Kundenkonto umgeschaltet als gedacht. Prüfen Sie den Umschalter des Kundenkontos in der oberen Leiste und den Stand des Abonnements, wegen einer Tariferweiterung schreiben Sie über das Kontaktformular.
Das begonnene Formular ist auf einem anderen Computer nicht erschienen
Der begonnene Report wird in dem Browser gespeichert, in dem Sie ihn geschrieben haben, nicht auf dem Server. Auf einem anderen Gerät, in einem anderen Browser und im privaten Fenster hat gas ihn nicht zum Laden. Speichern Sie den Report deshalb besser, auch wenn er noch nicht perfekt ist, bearbeiten können Sie ihn später.